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会展场馆要有补位意识 做好主办方的管家

作者:陈猛 来源:中外会展 202009期 时间:2020-10-18

自4月底湖南车展拉开线下展会重启的序幕以来,长沙成为会展业的网红城市,成为“敢为人先”的代名词。长沙会展业无疑将成为2020年行业最大的黑马。作为长沙规模最大、设施...

  自4月底湖南车展拉开线下展会重启的序幕以来,长沙成为会展业的网红城市,成为“敢为人先”的代名词。长沙会展业无疑将成为2020年行业最大的黑马。作为长沙规模最大、设施最先进的专业会展场馆,长沙国际会展中心下半年档期如何安排、防疫措施有何心得成为行业关心的话题。日前,本刊记者就相关问题采访了长沙国际会展中心常务副总经理周刚。

联合主办做好防疫

  周刚告诉记者,今年上半年尤其是2-4月份,全国会展活动基本停办,长沙国际会展中心取消的展会面积为17万平方米,受影响的展会面积约20万平方米。会展中心通过合理安排,将这些项目调整到下半年举行。在确保疫情得到有效防控的情况下,会展中心已于今年5月份举办了疫后首展——2020第12届中部(长沙)建材新产品招商暨全屋定制博览会。截止到8月份,长沙国际会展中心已经举办了各类展会活动18场。下半年还将举办中国畜牧业博览会、高教展等全国巡回展以及稻作发展论坛、2020食品餐饮博览会、湖南中部农博会等展览项目,下半年场馆办展面积约120万平方米。“由于这些项目全部集中在下半年,因此展馆档期非常紧张。我们采用多展联开的形式,有效合理利用档期,让这些项目能够正常开展。”周刚介绍道。

  疫情下举办展会绕不开疫情防控这个重点工程。据周刚介绍,长沙国际会展中心在举办首展之前经过了非常严密的调研工作。会展中心与当地的卫生部门、疾控部门、公安部门进行深入沟通,并邀请主办方一同进行防控演练,保障了首展的顺利召开。周刚认为,展馆要做好防疫工作,首要是做好主办方的配合服务工作。场馆要协助主办方联系政府有关职能部门,做好双方的牵线人,同时也作为主导者之一参与其中,帮助主办方团队尽快熟悉环境,有效整合疫情防控的人、财、物以及各种信息,形成安全防控协同作战机制。周刚强调,场馆工作人员一定要做好主办方的兼职管家。他谈到,主办单位的主要能力体现在专业的组展和办展水平上,但他们不熟悉展馆的硬件条件,对于可能出现的安全漏洞不能及时发现和预防,这个时候场馆方要勇于挑起重担,在全面了解主办单位的情况下要多给主办方提出合理化建议。“有些时候,场馆甚至要主动上场为主办方解决一些问题,要有补位意识。”周刚说。同时,周刚认为在疫情防控方面要坚持“专业的人做专业的事”。比如现场人流引导工作,志愿者更专业;现场安全保卫、秩序管理、突发事件处理,安保公司更专业。展会各参与方需要通过有效的、科学合理的分工,建立起有战斗力的、各司其职的防疫团队。

打造智慧场馆 技术加持展会安防

  据周刚介绍,长沙国际会展中心在建设初期就很重视信息化建设和智慧场馆打造。会展中心前期已经完成了门禁系统、会议系统、公共广播系统、安监系统、观光照明等日常管理系统的构建,今后将在人流、客流管理方面加快智能化建设。智慧场馆的宗旨是用技术促进行业的发展,让展馆更加人性化,让展馆能够既秉承了节能降耗、安全管理的原则,又能实现便捷的运维。长沙国际会展中心一方面对现有的信息化设施进行全面升级优化;另一方面计划年底前实现5G信号全面覆盖展馆运维。“我们场馆未来要充分结合信息化、智慧化方向,有针对性地完成科技手段和智能装备的升级,突出地方特色优势,让展会的安防工作更加及时、全面,达到防患于未然的目的。”周刚说。

展馆多元化经营不能影响产业链发展

  周剛认为展馆多元化经营有利有弊。一方面,展馆要走出展览市场,多元化经营。二线场馆迫于生存的压力,在做好展会项目的同时也在探索多元化经营。常规的业务包括在展会业务外做广告业务的延伸、工程搭建、设备租赁、餐饮等,同时也开发一些合办展和自办展。另一方面,展馆有培育展会市场的责任,要做整个会展产业链上的培育沃土;让整个产业链上相关的企业都能得到发展。因此,展馆在多元化经营尤其是在做自办展、合办展时应注意不能损害产业链相关企业的成长。

疫情常态化 不能掉以轻心

  谈及当前的行业发展,周刚指出,疫情还没有结束,尚无法预测疫情后会展业的发展。他同时谈到了当前的四个常态化:一,疫情常态化。疫情可能会存在相当长的时间。在疫苗没有全面普及的情况下,疫情将保持常态化。二,防控手段常态化。在场馆戴口罩、测温消杀、扫码、通风洗手等措施不能流于形式。场馆要客观、动态地管理展会秩序,持续关注疫情变化,实时更新相应的措施。三,新生活方式的常态化。疫情在一定程度上改变了人们的生活方式,如减少聚餐、公筷分餐、直播带货、测温扫码,景区游客限流、会议演出、观看电影等间隔扩大等将长期存在。四,心理常态化。疫情确实给人们的心理带来了很大的压力,但随着疫情的好转,人们从最初的恐惧焦虑逐渐变得侥幸、淡漠、回避。周刚认为这是不可取的,人们不能放松戒备、掉以轻心,仍需适度保持紧张感。会展的疫情防控措施常态化能够最大限度降低疫情传播风险,这是会展顺利开展的保障。会展主办单位如果没有严格的防控预案将很难获得政府的批准。周刚呼吁主办单位要重视防疫工作。

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