中国集体经济

浅谈长庆石化公司采购与付款的内部控制制度

作者:王萍 来源:中国集体经济 202021期 时间:2020-09-13

摘要:长庆石化公司作为一家炼油工业企业,产生成本最多的一个环节就是物资采购与付款,而由于采购环节牵扯到的部门比较多,容易出现舞弊等情况,故采购与付款环节采取良好的内...

  摘要:长庆石化公司作为一家炼油工业企业,产生成本最多的一个环节就是物资采购与付款,而由于采购环节牵扯到的部门比较多,容易出现舞弊等情况,故采购与付款环节采取良好的内部控制可以有效地降低采购成本,进而间接提高企业利润。文章介绍了采购与付款环节的关键内部控制点,从采购计划、过程、选商、入库验收及付款等五个方面深入研究长庆石化公司采购与付款业务内部控制现状,分析采购、付款环节的内部控制存在的问题,提出内部控制优化建议,切实提高物资采购效率效能,实现公司更加稳健、更有效率、更可持续的发展。

  关键词:采购;付款;内部控制

  一、引言

  长庆石化公司目前采购与付款业务各环节存在计划上报不及时,准确率不高影响采购周期,采购成本核算滞后,采购过程中周期过长,采购成本过高,供应商选择过程中制造商比例过低,入库验收库过程中仓储服务不周,库存比不合理及暂估金额太大,付款周期长,供应商积极性不高等问题,因此完善公司采购与付款业务的内部会计控制制度,健全公司业务记录控制系统,加强关键控制点的控制,加强采购实施环节的相互制约和监督,对控制公司采购成本,提高经济效益格外重要。

  二、采购与付款的内部控制关键控制点

  (一)需求计划控制

  物资采购实行计划管理。所有采购物资必须由使用单位依据下达的投资计划或财务预算安排编制需求计划,按照分类管理权限,经规划计划部门或财务部门审核后提报物资采购部门,物资采购部门按计划实施采购。采购需求计划未经有效审批不得实施采购。

  (二)选商过程控制

  物资采购选商由公司物资采购部门组织。除公开招标采购项目外,技术复杂、关键及重要物资、专用物资的选商,采购部门应组织使用单位、专业管理部门等部门主要技术人员共同评审确定。其他一般及通用物资,由采购部门相关岗位人员评审确定。选商评审应审查供应商资质条件是否符合要求,综合考虑供应商的技术水平、产品质量、行业信誉、同类型企业应用业绩和售后服务等情况。

  (三)采购过程控制

  采购部门依据批准后的物资采购计划及拟选择的供应商名单,按照股份公司及公司相关管理规定选择采购方式(包括目录采购、招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等),编制采购方案。采购方案审核完成后实施采购,公司物资采购组织形式包括委托采购、自行采购。

  (四)验收入库控制

  采购完成的物资抵达或提供的劳务完成后,由独立的仓储验收人员对照采购订单或合同对货物或劳务的规格、数量、质量及其他相关内容进行验收,并出具到货验收单,为了达到控制目的,验收人员必须是独立于计划提报,采购和财务部门的人。采购收货具有双重性质,不仅控制购买环节的经营活动,同时也控制收货环节的管理工作。

  (五)付款管理控制

  采购部门在办理结算业务时,要严格审核合同、发票及到货验收证明相关凭证的真实性,有效性及合规性。建立预付款和进度款审批制度,加强各类预付款、进度款的管理。定期与供应商核对应付账款、预付账款及应付票据等往来款项。如有不符,应查明原因并及时处理。

  三、长庆石化公司采购与付款内部控制现状及问题分析

  (一)采购计划内部控制现状及问题

  目前按照物资60大类将物资采购划分为化工原材料、管阀配件、设备和金属材料、仪器仪表及劳保杂项五个部分,每个部分都有专人管理。经各部门负责人审核通过的需求计划汇总到采购部门计划岗位,经计划岗位平库之后,生成采购计划,经部门负责人审批后执行。物资采购管理中存在需求部门需求计划提报不及时、计划准确率低,导致采购周期不足,合同不能及时签订、材料成本核算滞后等问题。

  公司2018年共提报需求计划5777项,其中错误计划114项,占总需求计划的1.97%,实际有效需求计划5663项;有效需求计划中,已实施采购计划4470项、代储代销计划1193项。截至2018年11月末,采购计划已落实4578项,占有效需求计划的80.8;采购结果3267项,采购进度73.1%。计算数据表明,截至2018年11月末,采购计划落实率仅为80.8%、采购进度仅为73.1%,严重影响财务结算及时率。

  (二)采购过程内部控制现状及问题

  公司物资采购实行两级集中采购管理,一级物资按照集团公司授权集中采购结果,进行目录价格或短名单方式采购;对无集中采购结果物资,严格按照集团公司物资集中采购文件规定自行采购并履行相关审批、备案手续。二级通用物资采用“三集中”招标采购模式,与中标供应商签订年度框架协议或代储代销协议,形成二级物资采购价格目录,依据实际采购计划分批供货结算;其它二级物资坚持“性价比最优”原则,采用招标、询比价等方式实施采购。

  但目前公司采购部分环节历时较长,从而使采购周期时间长。根据2018年物资采购运行大表,共有444个项目, 2018年已到货物资141项,平均到货物资采购周期96.85天,其中单一来源平均采购周期95.43天、公开招标平均采购周期139.64天、目录采购58.57天、询价采购94.2天。

  (三)供应商管理内部控制现状及问题

  截至2018年年底,隶属于长庆石化管理的供应商共有125家。按照供应商类型分,制造商63家,占总数的50.4%、代理商6家,占总数的4.8%、贸易商56家,占总数的44.8%;按照供應商区域来划分,陕西省境内供应商共有59家,占总数的47%,其他省份供应商66家,占总数的52.8%。

  对目前的供应商库进行分析,存在以下几方面问题,一是从供应商库的质量来说存在资质到期的供应商、异常经营供应商,供应商库的质量不高;二是从供应商分类的占比来说,制造商仅占50.4%,与股份公司的要求存在一定差距;三是从供应商区域的合理性来讲,异地供应商占了52.8%,与股份公司的要求也存在一定差距。

  (四)采购验收与入库内部控制现状及问题

  2015年以前,公司未配套建设仓储机构和库房,主要辅材化工原材料采用装置现场储备形式,其它物资实施及时采购制,到货直达使用现场,由使用部门按照属地管理原则进行管理。2015年10月,公司与中油一建签订物资仓储管理委托服务协议,由委托方管理公司仓储物资。

  经过四年的管理运行,基本满足公司物资服务保障需要,仍有许多不足之处,一是制度、标准执行还需要不断强化,虽然初步建立了仓储管理体系,但是制度、标准的学习、宣贯仍然不够,运行有效性有待进一步验证,制度、标准需持续完善、优化;二是仓储库存金额与库存结构不合理,需要进一步优化。2018年期末库存金额为2477.08万元,对比同规模炼厂,公司仓储库存金额仍然较低;仓储库存物资结构与公司日常生产结合不够紧密,需进一步优化。三是仓储服务水平有待进一步提高,公司仓储管理由中油一公司承办,其人员结构及业务素质参差不齐且人员变动频繁,直接影响仓储管理效率及服务水平,需进一步协调解决。

  (五)付款环节内部控制现状及问题

  公司采购物资付款流程为采购岗位将已经验收入库并开具发票的结算资料统一上交至部门结算岗位,结算岗位检查合同、发票及到货验收单等资料是否无误,确认无误后在财务共享平台做ERP发票预制,经过部门领导,财务、合同部门及集团共享中心审核后完成挂账,按照公司资金运行方案付款条件的要求,提交资金计划后完成付款。

  当前公司付款环节主要存在另方面的问题,一是付款条件复杂,付款期限太长,造成采购选商时供应商积极性不高,恶意抬高采购单价,增加采购物资成本。二是目前物资采购应付暂估金额大,为完成暂估考核指标,仓储人员提前在ERP做入库操作,造成大量的采购物资暂估挂账,供应商拖延交货和物资型号不符造成退货等问题,从而造成成本不实,无法反映当期利润,使企业会计信息失真,增加税收风险(康晶,2015)。

  四、长庆石化公司采购与付款环节内部控制优化建议

  (一)计划管理优化建议

  做好计划统筹管理工作,及时整理物资需求计划,做好平库利库及采购计划的编制,定期对采购需求计划提报、执行的进度进行跟踪统计。抓好监督考核,提升计划管控严肃性。各单位按通知要求时间上报需求计划。需求计划内容要准确、详实,便于采购执行,减少多次沟通。加大对使用单位计划及时率、准确率、回退率的考核力度,确保计划刚性执行。

  (二)采购过程优化建议

  强化采购前期管理,严格可不招标和单一来源的控制和审批,避免独家比例过大、变相指定厂家和招标率低等问题。招标限额以下采购,坚持商务谈判前价格分析工作,为在商务谈判掌握主动权,发掘价格谈判突破点。

  加快采购流程各环节的进度,如按要求缩短询价、谈判、编制寻源结果(采购结果)时间,缩短审批时间等,以使物资在正常的采购周期内能顺利到货,全面保供。必要时可升级相关系统,从物资需求的到货时间及正常采购周期倒推各节点办理时间,在业务办理及审批环节增加业务节点处理时间的提醒功能,紧急业务及处理时间短的业务优先提醒。

  (三)供应商管理内控优化建议

  严格按照集团公司管理规定,把好供应商准入关,同时坚持日常考评与考核评价相结合,建立“一单一评”的实时评价模式,扎实开展供应商考评工作,确保准入供应商资源质量可靠过硬。持续开展供应商现场考察工作,了解供应商的实际生产制造水平、质量情况和加工能力,也使供应商了解公司生产经营中遇到的难题,实现公司与供应商的双向交流,全面提升库内二级制造商资源质量,

  (四)采购验收与入库内控优化建议

  坚持到货物资必须经过物资超市验收方可入库原则。物资到货必须经过联合验收或者第三方检测(含库房保管员)入库或送货,严禁未经超市检验直接送货到现场,确保物资到货合理、受控。

  加强第三方仓储人员管理、制定制度流程、定期召开仓储例会、强化日常考核,提高仓储人员素质,服务质量;强化库存物资保管、保养,严格按照物资保管、保养管理规定对物资进行管理,定期统计物资库存情况,做好库存时间在9个月以上物资的统计,避免形成积压物资。

  (五)结算付款内控优化建议

  加强财务共享资金用户的业务及操作应用培训,适时优化调整财务共享资金审批流程,提高各部门(单位)资金付款效率。定期开展应付暂估专项清理工作,对暂估期限超过三个月的应付暂估款逐个订单进行分析,要求供应商及时开具发票,结算岗位挂账冲销,并定期进行通报考核,后期采购物资严格做到“货到票到”,严格履行合同,确有要求预付款的,应严格履行合同条款。采购部门负责与供应商进行有效沟通,从采购招标、合同签订入手,引导供应商主动接受票据结算的方式。与公司生产经营建设紧密相关的长期战略合作单位,可适度放宽相关付款政策。

  參考文献:

  [1]康晶.浅析应付暂估款存在的风险及对策[J].中国集体经济,2015(28).

  [2]曾潇雨.LK公司采购与付款内部控制评价与优化研究[D].沈阳工业大学济,2017.

  [3]吴彦.A公司采购与付款内部控制优化研究[D].江苏大学,2017.

  (作者单位:中国石油长庆石化公司物资采购部)

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