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科研财务一体化对高校财务管理的影响分析

作者:李雪妍 来源:现代商贸工业 202026期 时间:2020-09-11

摘 要:科研经费是我国高校重要的资金来源之一。在各高校科研经费资金总量增长、核算流程复杂、科研绩效评价工作和项目审计工作的推行的背景下,科研财务一体化已经为必然趋势...

  摘 要:科研经费是我国高校重要的资金来源之一。在各高校科研经费资金总量增长、核算流程复杂、科研绩效评价工作和项目审计工作的推行的背景下,科研财务一体化已经为必然趋势。本文首先对科研财务一体化模式与传统模式进行了详细对比,为进一步具体分析奠定了基础。然后,分析科研财务一体化对高兴财务管理的价值与冲击。最后针对实现科研一体化中的一体化平台初始设置难、一体化平台运行维护难、财务安全性保障难,提出了具体建议。

  关键词:科研财务一体化;高校财务管理;流程优化

  中图分类号:F23 ? ? 文献标识码:A ? ? ?doi:10.19311/j.cnki.1672-3198.2020.26.066

  1 科研财务一体化模式与传统模式的不同

  1.1 部门间协作程度不同

  在传统的科研经费管理模式中,高校科研部门与财务部门分工可谓泾渭分明,科研部门负责课题的审批、立项、结项的管理工作,财务部门负责课题的项目来款查询、设立科研经费账户、经费预算、支出、监管、配合结项和审计查询等核算和监管工作。过于明确的分工,使整个科研财务管理缺乏整体性,协作程度低,降低工作效率。课题负责人在经费调整和使用过程中疲于各部门间的奔波,体验差。

  科研财务一体化管理新模式,虽然分工大致不变,但能够实现高校科研部门与财务部门的线上协作,运用科技力量,整合科研部门与财务部门的数据信息,结合网签等电子设备,开启校内科研业务的自助模式,使教师能够通过一体化平台自助申请课题,查询各项经费的使用明细,提高校内科研人员的体验感的同时,也实现了科研项目的全过程监管。

  1.2 工作流程优化程度要求不同

  传统的科研经费管理流程优化,主要是落实“放管服”,强调的是课题负责人对经费运用的自主性和行政部门的服务优化,主要体现在提高大额资金的审批额度,简化审核流程,以及强调相关部门工作向服务型转变,改善服务态度。以上流程优化并未实质性减轻课题负责人的工作,依旧需要在多个部门之间奔波。

  科研财务一体化管理模式的实施需要依托科研财务一体化平台,在平台的设置过程中,需要对各工作流程进行梳理、再造、整合,其工作流程优化程度远高于传统管理模式的优化程度。科研财务一体化管理模式需要对多工作模块进行流程优化,其一,财务立项模块,需要将科研系统与财务系统进行整合,设定由科研部门审批通过并批予编号的项目、经费已到账的项目才能进行财务立项,完成经费上账;其二,预算管理模块,设定只有通过批准的可进行预算调整的项目才能进入预算调整步骤,并将数据同步到高校财务系统中;其三,费用管理模块,设置为财务部门、科研部门、课题负责人均可查明细和限额,在使用时会提示使用情况,方便人员使用;其四,核算管理模块,利用数据集成的特性,设置为可按条件查询的明细账或报表,方便相关人员使用;其五,票据管理模块,可预设申请开票,根据资金到账情况确定是否开票,并将信息反馈给申请人;其六,结题结账模块,项目结项需要提供科研过程中的往来明细等具体报表,在负责人递交结项申请后,自动冻结其科研账户,防止资金误用,并在科研处审核结项后,自动提示相关财务人员及时进行账务处理。

  1.3 數据交互与网络安全要求不同

  在传统科研经费管理模式中,课题负责人需要通过财务部门了解经费到账情况,经由科研部门递交统一经费账户设立申请,经批准后才能由财务部门经费上账处理。由于科研部门的科研管理系统与财务部门的财务报销系统相互独立,数据不能交互。课题负责人不能直接在科研管理系统中直接查询到经费到账情况,导致经费不能及时认领,影响了经费的使用;或者是通过财务部门了解到了经费已到账,但因个人原因不上账申请,形成暂存款,影响财务核算。在一体化管理模式中,需要通过科研数据与财务数据的交互,实现再造流程中的关联和控制,以减少信息不对称带来弊端,提高财务管理效率。

  在网络安全方面,传统模式中财务与科研网络相互独立,不进行数据交互,较为安全,主要着重考虑财务网络的安全性即可。但科研财务一体化中,需要通过数据交换中心完成信息传递,其安全与否需要同时考量科研系统、财务系统和数据交换中心的情况,对网络安全等级和范围要求较高。

  1.4 人员专业素质要求不同

  传统模式中,各人员工作分工明晰,只要沿袭传统便能完成日常工作,并不要求人员掌握更高的专业技能。在科研财务一体化中,要实现流程优化、平台初始设置以及运营维护,需要工作人员是具备科研管理知识又熟悉财务工作或同时具备计算机程序设置技能和财务技能的复合人才,人员素质要求大大提高。

  2 科研财务一体化对高校财务管理的价值

  2.1 强化财务信息对称性

  科研财务一体化能通过科研系统与财务系统的数据交换,强化了财务信息对称性。其一,使项目负责人能够及时了解经费到账情况,额度使用情况,做好项目进度规划,顺利结项;其二,方便相关财务人员的工作,减少错误。方便出纳人员区分经费归属,防止误用其他经费;提高票据管理人员工作效率,减少来款与发票归属不同会计期间的情况;方便科研经费人员经费拨付和冻结管理,避免出现实际未入账但已拨经费和项目已申请结项资金还在使用的情况。

  2.2 增强预算执行管理性

  预算管理是高校资源配置的重要手段,体现在预算执行过程中。科研财务一体化实现了线上流程管理,使科研经费的使用透明化,方便了预算管理人员对各项经费的监督和日常控制。同时通过设置,仅能对符合条件的经费进行合理的预算调整,体现了预算管理的严肃性。

  2.3 改善科研用户体验感

  科研财务一体化能较好落实国家对科研经费管理的“放管服”理念,通过技术手段,搭建连接科研系统和财务系统的一体化操作平台,实现在校园网覆盖范围内的项目财务信息查询、开票预约、结项明细打印等操作,减少了将时间浪费在“签字和报销”上,提高科研用户的体验感。

  2.4 提高管理精细化水平

  在实现科研财务一体化过程中,需要对科研经费管理的多流程进行重新梳理,简化流程,实现流程再造。在这一过程中,需要财务人员缜密思考,反复推敲和模拟,对科研活动进行预测、管理、分以及对项目的风险和绩效等方面做出精细化管理,以确保财务信息的全面及时和有效,提高了高校财务管理的精细化水平。

  3 科研财务一体化对高校财务管理的冲击

  3.1 一体化平台初始设置难

  构建能够实现科研系统和财务系统数据交换的平台具有较大难度。在初始设置过程中,需要将科研和财务管理系统中不同标准的数据进行对照和引用,需要对大量模板和关键字进行一一对照,工作量巨大,出错率高。在原始科研或财务系统中,关键字设置并不统一和规范,使部分数据难以一次匹配正确,需要进行多次模拟,才能发现其中的漏洞,必要时甚至需要进行人工匹配,增加了平台初设设置的难度。

  3.2 一体化平台运行维护难

  一体化平台往往需要向软件公司寻求定制服务,需要本单位多人配合才能完成。在设置完成后的调试期,需要对所有类型的科研项目进行测试和进行程序调整,需要从多部门抽调既懂业务又懂技术的复合型人才进行长期配合,而高校复合型人才少,又存在身兼教师与行政工作的情况,难以保证长期配合,发现和解决问题的周期长,导致一体化平台运行维护难。

  3.3 财务安全性保障难

  原始的财务系统开放程度低,与外网向隔离,形成了天然的防火墙,具有较高的保密性和安全性。科研财务一体化平台依托于网络媒介,增加了财务系统的开放程度,容易出现人为和非人为的破坏,如带有目的篡改信息、病毒攻击丢失数据等。

  同时,在由于一体化平台是在系统中操作,其痕迹可以通过技术手段抹去操作痕迹,导致人为舞弊风险增加。而财务人员非计算机专业人员,已经适应了原来封闭的安全系统,风险防控警觉性较低,增加了保障财务安全性的难度。

  4 科研财务一体化下如何完善高校财务管理

  4.1 開展跨部门合作,确立协同一体化工作目标

  科研财务一体化是多部门协作的成果。高校财务部门作为该一体化项目的牵头部门,要主动与科研、院系、资产等部门进行交流合作,确立协同一体化工作目标,以保证一体化工程中,实现合理分工,提高效率,降低成本。

  4.2 强化内部控制,确定专人专责

  强化内部控制是保证财务信息真实可靠的重要倚仗。高校财务部门应通过分析岗位职责和排查业务活动的风险点,科学进行岗位分配和规范岗位责任和权限,将具体责任从岗位落实到个人,达到降低风险的目的。

  4.3 加强人员培训,培育复合型人才

  由于科研财务一体化的运行对人员素质的要求显著提高,因此财务部门需要加强人员培训和教育。首先,培养复合型人才,使财务业务骨干成为熟悉科研管理流程的业务复合型人才,使部门计算机专业技术人才成为熟悉财务业务操作的技术复合型人才。

  4.4 编制操作手册,提高使用效率

  科研财务一体化平台是时代驱动下的新兴事物,高校各院部、各行政部门人很难在短时间内全面了解和掌握。为一体化平台的推广和使用,财务部门需要制定详细的操作手册,方便用户操作学习,并在使用中及时发现和反映系统问题,敦促系统进一步完善。

  参考文献

  [1]郭菲.高校科研财务一体化管理模式研究[J].会计之友,2020,(01).

  [2]潘秀荣,葛爱娟.加强信息化建设,提升科研单位财务管理水平[J].财会学习,2016,(21).

  [3]仲云珍.网上预约报账模式对高校财务管理的影响探讨[J].会计之友,2013,(10).

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