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人事经理未签书面劳动合同,谁之过

作者:张逸超 来源:人力资源 202008期 时间:2020-10-16

用人单位未与劳动者签订书面劳动合同需要支付劳动者二倍工资,但如果劳动者是人事经理,那么用人单位是否需要支付二倍工资则存在较大的争议。【案情简介】罗德于2013年7月...

  用人单位未与劳动者签订书面劳动合同需要支付劳动者二倍工资,但如果劳动者是人事经理,那么用人单位是否需要支付二倍工资则存在较大的争议。

【案情简介】

  罗德于2013年7月15日入职广州某文化投资有限公司(下称“文化公司”),担任人事行政经理职务,双方约定试用期工资5000元/月,试用期满转正后工资6000元/月。文化公司每月15日以银行转账方式给罗德发放工资,为罗德参加社会保险的时间是當年9月至次年6月。入职后,罗德向公司负责与员工签订劳动合同的人力资源总监张某提出签订劳动合同,但公司迟迟未与其签订合同;且公司安排罗德加班后,没有按照法律规定为其安排补休或支付加班费。

  2014年8月1日,罗德向当地劳动人事争议仲裁委员会申请劳动仲裁,要求文化公司依法为其出具解除劳动关系证明,并支付加班费36249.34元、解除劳动合同经济补偿8804.29元、入职至离职期间未订立书面劳动合同的双倍工资96249.34元。

  仲裁裁决文化公司向罗德出具解除劳动关系证明,驳回罗德其他仲裁请求。罗德不服,向法院提起诉讼。

【一审】:对未签劳动合同双倍工资不予支持

  文化公司主张,罗德入职以来一直负责人事行政工作,全面负责公司的人事、行政事务,岗位职责包括考勤管理办法的制订,劳动合同的签订、保管,劳动争议的处理,员工社保、公积金事务的管理,行政后勤管理,公司重要的证照、固定资产、合同文件的保管,公司人员的招聘、薪资核算。其职责包括劳动合同的签订和保管。罗德作为人事经理,应当知道入职一个月内签订劳动合同,文化公司已经与罗德签订了劳动合同,但在罗德离职时合同遗失。

  罗德主张,其在公司只负责招聘、缴纳社保及工资核算,不负责劳动合同保管等事宜,文化公司则提交了有罗德签名的借用公章等申请,主张罗德由于要办理劳动用工备案,办理社保登记、公积金单位登记开户等需借用公司公章,上述申请有罗德签名,罗德确认其在上面签名,但表示上述借用事宜与本案无关。

  关于加班补偿问题,一审法院要求文化公司提交罗德在职期间的考勤记录,但文化公司表示,由于公司搬迁,之前的很多数据已经丢失,无法提供考勤记录;罗德对此有异议,认为公司搬迁并不影响考勤数据的保存等。此外,文化公司提交的罗德在职期间的工资表均无罗德签名,也无公司相关人员签名。该工资表与其在原审庭审时出示的2014年3月份工资表明显不同,原工资表上面有公司所有人员工资情况,显示罗德工资为标准薪资6000元,实际出勤天数为23.5天,下方有罗德及公司副总经理、财务部的签名,总部人力资源部签名处空白。罗德对文化公司新提交的工资表不予确认。

  一审法院审理认定,罗德的工作岗位为人事行政经理,根据该岗位的名称和罗德在职期间有其签名的大量文件,如加班申请单、借用公章办理劳动用工备案、社保登记、公积金登记等可以判断,罗德的工作职责包括劳动用工备案、社保登记、公积金登记等,上述事宜与劳动合同的签订有密切关联,故认定劳动合同的签订事宜应属罗德的职责范围,即使罗德确有上属领导,但由于其自身工作岗位的特殊性,仍应对其本人签订劳动合同负有工作上的责任和义务。基于上述情形,即使双方确未签订劳动合同,罗德亦对此存在一定过错,故其主张未签劳动合同双倍工资一审法院不予支持。

【二审】:查明工作职责并做出改判

  《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条第一款明确规定:“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付二倍的工资。”文化公司主张已与罗德签订劳动合同,但由于罗德的过错导致其无法提交该合同。

  二审法院经审查认为,首先,双方确认的罗德转正申请表显示,除罗德在管理中心人事行政部负责人一栏加盖意见外,还有总部人力资源部负责人加具的意见,因此二审法院认为罗德所称其并非人事管理负责人的抗辩有理。

  其次,综合考察罗德所在岗位及其薪酬水平,二审法院对文化公司所称由罗德全面负责该公司人事、行政事务,包括员工劳动合同签订及合同保管工作的理据不足,二审法院不予采信。

  再者,若文化公司所称罗德本人保管自己合同情况属实,文化公司的此项工作安排亦有违档案管理规定,由此造成其在本案中举证不能的后果应由其自行承担。鉴于文化公司不能证明已与罗德签订劳动合同,罗德主张文化公司支付未签订合同双倍工资符合法律规定,二审法院予以支持,责令文化公司向罗德支付未订立书面劳动合同的双倍工资77754.31元。

【争议焦点解读】

  劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系、明确双方劳动权利和义务的协议,是劳动关系存在的书面证明。我国《劳动法》和《劳动合同法》均强调了用人单位与劳动者签订书面劳动合同的义务。然而,现实生活中未签订书面劳动合同的原因是错综复杂的,其中既有用人单位为逃避法定义务而故意为之,也有劳动者失职或不作为等原因。本案中,劳动者作为人事经理,其岗位具有特殊性,因此主张未签订书面劳动合同支付二倍工资在司法实践中一直存在不同意见。为此,笔者对本案的核心争议进行分析和总结,希望对劳资双方均有所裨益。

  ●不区分劳动者岗位职责统一支持双倍工资

  《劳动合同法》第十条第二款规定:“已建立劳动关系,未同时订立书面劳动合同的,应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。”第八十二条第一款规定:“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付二倍的工资。”

  另外,《劳动合同法实施条例》第五条规定:“自用工之日起一个月内,经用人单位书面通知后,劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的,用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系,无需向劳动者支付经济补偿,但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。”第六条规定:“用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当依照《劳动合同法》第八十二条的规定向劳动者每月支付两倍的工资,并与劳动者补订书面劳动合同。”

  从上述条文可以看出,在二倍工资问题上,我国法律没有明确对劳动者进行分类管理,并没有将担任人事经理一职的劳动者排除在外。只要用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立劳动合同,就应当支付二倍工资。通说认为,《劳动合同法》规定双倍工资旨在通过惩罚措施督促用人单位及时订立书面劳动合同,从而更好地保护劳动者的合法权益。这也为不区分岗位职责统一支持双倍工资的观点提供了支撑。

  ●根据岗位职责内容视情况认定双倍工资责任

  经查阅各地司法审判意见,笔者发现各地对该问题有不同的处理结果,其中比较典型的如《北京市高级人民法院、北京市劳动争议仲裁委员会关于劳动争议案件法律适用问题研讨会会议纪要(二)》(京高法发[2014]220号)第三十一条:“用人单位法定代表人、高管人员、人事管理部门负责人或主管人员未与用人单位订立书面劳动合同并依据《劳动合同法》第八十二条规定向用人单位主张二倍工资的,应否支持……用人单位高管人员依据《劳动合同法》第八十二条规定向用人单位主张二倍工资的,可予支持,但用人单位能够证明该高管人员职责范围包括管理订立劳动合同内容的除外。对有证据证明高管人员向用人单位提出签订劳动合同而被拒绝的,仍可支持高管人员的二倍工资请求。用人单位的人事管理部门负责人或主管人员依据《劳动合同法》第八十二条规定向用人单位主张二倍工资的,如用人单位能够证明订立劳动合同属于该人事管理部门负责人的工作职责,可不予支持。有证据证明人事管理部门负责人或主管人员向用人单位提出签订劳动合同,而用人单位予以拒绝的除外。”换言之,北京市辖区内的裁审机构原则上会支持劳动者双倍工资的诉求,同时也对此作出例外的规定,即把查明劳动者有管理或订立劳动合同职责的举证责任交由用人单位承担,如有证据证明则用人单位无需承担双倍工资的责任。

  在本案例中,结合一审法院的分析,其不支持双倍工资的理由是人事经理与普通劳动者不同,罗德的工作职责就是代表公司与员工签订劳动合同,本身负有督促用人单位签订劳动合同的义务和责任,现没有签订劳动合同,罗德不能因为自己的失职行为或不作为而获取更大的利益,即对用人单位具有惩罚性质的双倍工资。此外,也有法院进一步明确将是否存在履职过错的举证责任分配给劳动者,即劳动者不能证明不签订书面劳动合同的主要过错在于用人单位的,不支持二倍工资。

  行文至此,细心的读者会发现,虽然二审法院同样就罗德的工作职责进行了调查分析,但却作出改判,支持了二倍工资诉求,理由可归纳为两方面:一方面,二审法院查明了罗德的工作职责不包括督促用人单位签订劳动合同,或认为罗德负责全部人事管理工作的主张不合理;另一方面,二审法院认为订立书面劳动合同的事实应由用人单位举证,现文化公司不能举证证明已经与罗德签订过书面劳动合同,故文化公司要承担举证不利后果。

  笔者认为,采用区分法即根据岗位职责内容视情况认定双倍工资责任更能厘清事实,避免陷入机械适用法律的局面,也有利于维护裁审机构的威严和公信力。

  就二倍工资的举证责任分配问题,笔者认为应该区分不同情况组合使用:首先,有关劳动者工作职责的事实,原则上应由用人单位负责举证,这符合现阶段劳动争议纠纷的司法实践;其次,如查明劳动者的工作职责包括督促用人单位签订劳动合同等内容的,裁审机构可将是否存在履职过错的举证责任分配给劳动者,假设劳动者不能证明不签订书面劳动合同的主要过错在于用人单位,不宜支持二倍工资;再次,如查明劳动者的工作职责不包含督促用人单位签订劳动合同等内容,裁审机构应把是否签订过书面劳动合同的举证责任分配给用人单位,若用人单位无法证明曾签订过书面劳动合同,应承担二倍工资后果。

【实务指引】

  用人单位与劳动者签订书面劳动合同是法定的义务,在法律越来越注重强化规制劳动关系的背景下,用人单位更应该顺应形势,加强对劳动合同的规范管理,无论是高级管理人员、人事经理,又或者是普通岗位的劳动者,均要加强对单位内部劳动合同签订情况的管理和监督。

  ●完善入职时签订劳动合同的制度

  用人单位人力资源部门应当在劳动者入职时或入职后要求劳动者签订书面劳动合同,如果劳动者拒绝签订或者以其他借口推脱,则不予录用。加强与劳动者签订书面劳动合同的流程管理,形成完善的劳动合同签订制度,是效益最高、成本最低的防范制度,以此可从源头上预防潜在的风险,降低风险控制成本。

  ●对个别管理岗位建立入职管理特殊机制

  高级管理人员、人事经理等本质上仍属于劳动者,故用人单位仍有必要通过完善的入职管理制度对其实施管理,特别是需要通过书面形式确定其工作职责。同时,结合法律规定及一般的工作规则常识,这类人员不能以用人单位代理人的身份授权自己与自己签订劳动合同,故笔者建议用人单位通过指定或授权单位内部其他部门或人员专门负责该类人员的劳动合同签订等入职管理工作。

  ●查漏并及時补签劳动合同

  我国《劳动合同法》《劳动与社会保障部关于确立劳动关系有关事项的通知》等,对逾期签订书面劳动合同持否定态度,一方面允许双方补签合同确定劳动关系,另一方面给用人单位设置逾期签订劳动合同的压力。因此,用人单位要做好内部书面劳动合同签订情况的彻查,清查未签订书面劳动合同的遗留问题并及时补签。

  ●固定劳动者拒签劳动合同的证据

  劳动者主张二倍工资时,用人单位要举证证明未签劳动合同是因为劳动者拒签,举证责任在用人单位。如因劳动者特殊原因无法及时与用人单位签订书面劳动合同,为固定相关证据,一方面,建议用人单位要求劳动者出具书面声明,确认其未与用人单位签订书面劳动合同是劳动者自身的原因;另一方面,如劳动者不予配合,用人单位应当按照《劳动合同法实施条例》第五、六、七条的规定,及时书面通知劳动者签订劳动合同,并保存证据,避免后续因证据不足面临不利后果。

  ●加强劳动纪律管理,及时结束劳动关系

  根据《劳动合同法实施条例》第五、六、七条的规定,笔者得出以下结论:(1)用人单位在一个月内终止劳动关系的,既不需要支付二倍工资,也不需要支付经济补偿;(2)用人单位在一年内终止劳动关系的,既要支付二倍工资,也要支付经济补偿;(3)用人单位在超出一年终止劳动关系的,在法定时效内既要支付二倍工资,也要承担违法解除劳动合同的责任,即给付赔偿金或者继续履行劳动合同,且劳动合同视为无固定期限劳动合同。

  为此笔者建议,用人单位对拒绝签订书面劳动合同的劳动者,可以先书面通知其及时签订劳动合同,做好证据固定工作。假设劳动者在规定时间内仍然不与用人单位签订书面劳动合同,则用人单位应在实际用工之日起一个月内及时终止劳动关系,以防范争议纠纷的发生。

  作者 广东胜伦律师事务所高级项目律师

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