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办公室文件传阅工作的过程管理方法研究

作者:李琼芳 来源:科学与财富 202020期 时间:2020-11-19

摘要:提高办公室文件传阅工作过程管理水平,不仅有利于带动办公室整体工作效率提升,而且还能够切实增强办公室文件管理整体工作的安全性,有效避免文件在传阅过程之中出现丢失...

  摘要:提高办公室文件传阅工作过程管理水平,不仅有利于带动办公室整体工作效率提升,而且还能够切实增强办公室文件管理整体工作的安全性,有效避免文件在传阅过程之中出现丢失和信息泄漏的情况,对于办公室管理走向现代化而言,意义显著。为此,本文主要对有效展开办公室文件传阅工作过程管理应遵循的各项基本原则进行分析阐释,在此基础上,探讨办公室文件传阅工作的过程管理方法,旨在提供具备一定参考意义的借鉴。

  关键词:办公室管理;文件传阅工作;过程管理方法

  伴随我国社会经济的不断发展和科技水平的不断提升,办公室管理也适应时代变化趋势对于工作人员提出了更高的要求 [1]。在这一过程之中,文件传阅工作的过程管理因在办公室整体管理实践中占据重要地位而日益受到各方重视,可以说,文件传阅工作的过程管理水平,直接体现出办公室的整体工作水平。为此,办公室文件管理人员必须提高对于文件传阅工作的过程管理重视力度,明确应在管理实践之中遵循的基本原则,充分掌握有效展开管理实践的科学方法,力求构建安全高效的文件传阅过程管理体系与模式。

  一、有效展开办公室文件传阅工作过程管理应遵循的基本原则

  (一)手续登记原则

  对于各类可进行传阅的文件,管理人员应严格按照相应制度,做好相应登记,落实好文件传阅过程管理的手续登记原则,确保在完成对于文件传阅各方面信息的登記之后,再展开正式的文件传阅,以此形成对于文件行踪的全方位掌握,有效降低文件丢失的可能性,与此同时完善相应的责任追究体系,进而实现过程管理工作水平的提升。在进行手续登记的过程之中,办公室文件管理人员应重视提醒文件传阅及经办人员重视对文件加以妥善保管,以此有效防止文件档案丢失和损坏。

  (二)流程规范原则

  办公室文件传阅工作必须按照规范的流程进行,遵循流程规范原则,按照一定的顺序展开文件传阅,以此保障过程管理的有序性,避免过程管理工作出现混乱的情况。为此,办公室文件管理工作人员需要明确重要文件的传阅层级,科学确定传阅顺序,同时根据实际情况对于文件传阅顺序加以灵活调整,以此在保证文件传阅基本框架与流程不变的基础上,有效提升文件传阅的效率。比如,若某位领导临时出差,那么在进行文件传阅过程管理实践时,办公室文件管理工作人员可以按照顺序将文件先交由顺序中的下一位领导阅读,待出差领导回归之后,再将文件传阅至其手中,让领导能够及时完成对于重要文件的补阅,从而提高文件传阅的效率。

  (三)内容保密原则

  传阅中的文件属于单位机密的重要构成,因而在展开文件传阅工作的过程管理时,工作人员必须遵循内容保密原则,重视按照《保密法》的相关要求和企业内部对于文件保密的要求,有效守护文件的安全,切实避免文件信息泄漏等可能给单位造成严重负面影响的情况出现,切实增强文件信息的安全性。对于已经完成传阅的文件,工作人员应按照制度规定及时进行文件回收、归档和保存处理工作,以此避免文件出现丢失和信息泄漏,降低相应风险,促进过程管理水平实现提升[2]。

  二、办公室文件传阅工作过程管理的科学方法

  (一)做好办公室文件归档与分类工作

  文件传阅工作的过程管理由文件签收、文件登记、文件归档及文件分类等一系列内容所共同构成,每项具体的工作,都应由专门的工作人员完成,以此明确不同工作人员的具体责任,营造权责统一的工作氛围[3]。其中,高效的文件归档与分类是有效展开文件传阅过程管理的基础性工作内容,因而办公室文件管理人员必须提高对于这两项工作的重视力度,在展开管理实践时,对文件归档与分类的标准加以全方位的细化,为工作人员的实践提供科学指导。比如,可以根据文件的重要性对文件进行分类,或者根据文件的性质对文件进行分类,对于不同类别的文件分别采取针对性的传阅过程管理措施,以此有效提高管理实践的针对性与实效性。在办公室文件传阅活动之中,通常按照由下至上的顺序展开传阅,这样可以调动下级领导对于文件提出相关意见,以此为本单位领导的综合决策工作提供参考与指导,这是需要在过程管理实践之中加以注意的地方。

  (二)做好办公室文件的摘要记录工作

  在展开文件传阅之前,管理人员需要对参与传阅的文件进行认真的

  研读符合分析,把握文件内容的重点,做好相关摘要记录工作,以此促进传阅效率提高,帮助参与文件传阅的人员快速了解文件的内容与文件的精神实质[4]。在此方面,文件管理人员可以适当在文件中做出相应重点标识,尤其重视标识出与本企业相关的内容表述,以此帮助领导快速把握文件重点与核心内容,完成对于文件的快速梳理,加快文件传阅的速度与效率,最大限度地实现过程管理的重要价值。此外,文件管理工作人员应定期对文件摘要进行修订,以此确保其能够有效反映文件的核心内容,有效发挥文件摘要的重要作用。

  (三)加强对于文件传阅活动的监督力度

  在展开文件传阅工作的过程管理实践时,除做好文件归档、文件分类及文件摘要记录之外,对于文件的具体去向,办公室文件管理工作人员同样应重视做好相应的监督工作,加强监督力度,以此对关于文件的信息进行实时更新与动态掌握,同时确保文件传阅工作的时效性,让每一位领导及时完成对于文件的阅读和学习,推动文件精神真正在单位内部得到落实。对于重要性高的文件,管理人员需要在对文件内容进行全方位把握的基础上,将其中的相关批示进行具体细化,建设相应的执行项目,与各个部门展开相应的沟通交流,促进单位的整体办公效率实现提高。

  (四)提高办公室文件传阅过程管理信息化水平

  信息时代,在文件传阅工作的过程管理之中引入“互联网 +”思维,借助计算机与互联网构建高效文件管理模式,成为办公室完成文件传阅过程管理体系创新的重要路径[5]。为此,单位应加大信息化文件管理方面的资金投入,为办公室文件管理工作人员创设良好的信息化办公环境,如配备高性能计算机等,与此同时重视通过主题培训发展工作人员的信息素养,帮助他们掌握计算机的基础操作以及应用计算机对于传阅文件加以科学管理的方法,同时增进工作人员对于现代信息网络技术的全方位了解。此外,单位还应重视优化人才招聘环节引入信息技术方面的专业人才,以此提高自身信息技术水平,更好地将大数据、物联网等现代信息技术引入文件传阅过程管理之中。比如,工作人员可以将“射频识别标签”这一物联网的核心技术引入至办公室文件传阅过程管理之中,将射频识别标签粘贴至参与传阅的文件上,通过扫描射频识别标签获取文件的摘要信息、对文件的状态进行实时监控,及时了解文件的动向与情况,同时应用计算机对射频识别标签所反馈的信息进行实时记录,从而有效提高文件传阅过程管理的实效性。

  结束语:

  总而言之,基于高水平文件传阅过程管理工作对于提高办公效率、增强办公室文件信息安全性等方面所具备的重要价值,办公室文件管理人员必须重视采取措施提高文件传阅过程管理能力,在展开文件传阅过程管理实践时,落实好手续登记原则、流程规范原则及内容保密原则,通过采取做好办公室文件归档与分类、做好办公室文件摘要记录、加强对于文件传阅活动的监督力度以及提高信息化管理水平等方法,切实改善办公室文件传阅过程管理质量。

  参考文献:

  [1]??? 武鹏飞.办公室文件传阅工作的过程管理研究[J].办公室业务,2019(02):12.

  [2]??? 廖天启.做好文件传阅工作的诀窍[J].秘书工作,2018(004):52.

  [3]??? 何慧云.浅谈办公室文档管理中的公文管理与保密工作[J].环球市场,2018(025):211.

  [4]??? 李雪峰.办公室文件资料信息化管理探讨[J].办公室业务,2018(14):62.

  [5]龙海舰.论提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策[J].文化创新比较研究,2018(014):145.

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