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关于医药流通企业的智能财务建设

作者:代继州 来源:科学与财富 202020期 时间:2020-11-19

摘要:目前,隨着我国经济的快速发展,医药行业也经历了前所未有的改革力度,其中对医药流通企业的财务管理也带来了巨大影响,主要改变了以前单环节控制,引申到上下游企业的跟...

  摘要:目前,隨着我国经济的快速发展,医药行业也经历了前所未有的改革力度,其中对医药流通企业的财务管理也带来了巨大影响,主要改变了以前单环节控制,引申到上下游企业的跟踪管理,对数据反馈的时效性要求,以及商业智能 BI 的数据挖掘,也提出了高标准高需求。本文主要从医药流通企业财务信息化为基础,以商业智能进行大数据分析,实现业财融合与决策支持,进行了智能财务如何建设方面的探讨,旨在给其他类似企业开展该方面工作提供参考,并最终实现财务管理的智能化价值。

  关键词:医药流通企业;智能财务;数据挖掘;

  近些年来,我国医药行业快速发展,医改工作也不断深入, 例如医药两票制、分级诊疗、带量采购和一致性评价等等,引导着医药行业朝着更加健康和资源有效性方向发展。医药流通企业作为联通药品厂商和终端医院药店的中间企业,也面临着前所未有的挑战,尤其是医药两票制的实施,要求医药流通企业监控上下游的流通步骤,以及更多地向管理精细化、数据挖掘上获取经济效益。而智能财务的建设实施,能很好的实现医药流通企业的库存应收等营运管理,以及商业智能 BI 系统的引入,能让企业的各级决策者在管理驾驶舱界面,迅速获得知识或洞察力,促使决策者做出对企业更准确更有利的判断。

  一、智能财务的概述

  当今,信息技术已成为当前经济社会发展的重要驱动力,在大数据、移动支付、电子发票和电子档案等方面有了十足的影响,而信息技术的裂变式发展也为会计行业带来了日新月异的变化和前所未有的挑战,渗透到了会计从业人员工作的方方面面,会计人员从传统的核算会计向管理会计的业务转型已成为共识。

  从财务职能的角度,目前学术界以及企业界普遍认同智能财务建设及数据挖掘是支持财务会计向管理会计转型、传统财务核算职能向计划运营、投资决策、信息支持、参与管理等职能转移的重要支撑。从财务信息化的角度,数据挖掘是目前企业财务云阶段向智能财务转型跃升的阶梯。财务信息化发展大致经历了四个阶段,分别是:会计电算化阶段、财务共享中心阶段、财务云阶段、智能财务阶段。回顾过去,会计电算化替代了手工记账核算,财务共享中心阶段实现了联网应用集中核算。财务云阶段主聚焦在业财融合,业财融合形成以财务为核心的企业经营大数据,如何提升数据智能水平成为智能财务阶段的关键问题。实际上,智能财务阶段的实现离不开两项关键技术:机器人流程自动化(RPA)技术和数据挖掘技术。随着 RPA 技术的推进,财务机器人也逐渐替代了流程化重复化的财务工作,把传统会计的发票审核、凭证录入记账等简单重复劳动,替换为机器人自动判断与流转功能,因此在这片商业蓝海,各家专业性公司也相继推出了自有研发产品,例如以德勤会计师事务所为代表的小勤人机器人,同时其他国际会计事务所都陆续推出了各自的审计机器人,以及我们国内有代表性的用友金蝶公司的财务机器人,通过这些信息技术的改革,财务人员可以将精力转移至计划参与、智能观察、预测等更多参与企业管理的方面,以实现传统核算会计向管理会计转型。

  同时,在 RPA 技术与数据挖掘技术基础上,如何有效地衔接业务与财务,将公司运营信息完整搜集、管理与分析反馈,为管理层提供直观的界面展现,以及满足不同岗位的多样化需求,成为了最迫切的管理应用诉求。而商业智能BI系统,便能很好地从数据仓库、联机分析处理和数据挖掘三个部分中,提炼出多维度价值信息,供管理层经营层进行数据管理与决策判断。

  二、医药流通企业的智能财务搭建

  (一)建立财务共享服务平台

  现阶段,医药流通企业原财务管理软件基本存在以下问题:自动化程度低,更多的是手工审核与入账;功能模块单一,仅有物流、账务核算和财务报表功能,无法满足集团合并报表、预算管控、资金管理、员工报销等管理需要;同时,企业仅监控到自身的库存进销存情况,无法延伸上游生产入货与下游出货情况,以及无法对每周甚至每天的市场产品进销存动态监控;数据时效性差,很多财务数据不能通过系统直接自动生成,需要手工统计和分析;数据口径也不统一,出现多数据口径的问题。

  而要实现医药流通企业的财务相关工作的移动化、自动化与云化,首先就是要建立集团统一的标准与流程,而要实现标准与流程化最有力的措施,就是建立集团财务共享中心模式。从内容上,企业财务共享服务中心的信息化平台建设,主要包括 ERP 统一、综合管理门户、网上支付、影像管理、银企互联以及预算集团管控等多个模块,它们功能各异,因而我们在构建中需充分结合企业实际以满足财务共享服务中心需要。

  (二)财务智能自动化,业财一体化

  医药流通企业主要经营医药类产品的批发,其经营效率成为了企业自身的硬实力和竞争力。在动态管理与反应机制上,财务管理需实现报销移动化自动化、提高周转速度、减少应收账期及坏账、缩短营运周期成为了医药业财融合的必经之路,以实现企业价值创造。经过前期不断摸索,通过建立标准与流程,引入机器人流程自动化(RPA)技术,其在财务智能方面发挥了极大的作用。

  1)? 费用报销移动化、无纸化,

  如今,越来越多的 ERP 系统,都开发出关联费控系统,即费用报销的移动化与电子审批化,同时也通过费用报销系统关联至 ERP 系统,流程自动化(RPA)技术的应用,能打通费控系统与 ERP 中总账系统,实现了财务凭证的自动生成。整个流程系统,满足了业务对费用报销的移动填报与审批,以及财务对记账的自动化,为现今的移动办公与高效办公奠定了良好的基础。具体步骤为,通过费用网上报销的全员应用,进行报销单填制,全程移动化、电子化、智能化,几分钟即可完成申请及报销,充分利用碎片化时间,节省员工整理和录入的时间,提交后即可进入审批流程。审批流程也全程电子化,能实时查看报销进度与审批节点,能实现过程审批全透明,同时,对于符合要求的标准化常规单据,例如电话费定额补贴费等,采用自动化智能审单功能,简化审批流程,效率大大提升。

  2)? 以大数据为基础,建立员工信用等级库

  在费用报销运行一段时期后,企业可建立报销信用等级库,引入信用积分,充分利用大数据的数据汇总与分析功能,能有效提高企业的办公效率与企业信用文化。例如对于报销无差错、未发生过不良报销记录的人员,置于最高等级信用级别,其报销单提交后,可自动实现先打款后审核的优先程序,保证一天内到账,极大地鼓励了业务规范发展,同时也对于企业建立员工诚实守信文化作出了极大推进。

  3)? 利用影像管理系统 OCR、银企互联系统

  当然,在移动办公无纸化建设期,以及公司实行电子档案管理前,需要先行建立影像管理系统OCR。这是搭建信息化平台的重要支撑,比如通过电子影像 OCR 技术将纸质单据及票据转换电子影像,通过 RPA 技术可以在网上对票据等进行验真与审核,同时会计凭证及内部审批单等不再打印,业务流程结束实时生成电子档案,自动归入集团电子档案系统,建立档案分类管理。这对于降低人员工作量和提升平台效率大有帮助,也减少了财务人员工作范围,在财务的增质增效上发挥了积极的作用。

  同时,在 ERP 系统运行的后端,引入流程自动化 RPA 技术,建立银企互联系统。对于医药流通企业来说,结算量大而且发生频率高,通过银企互联,它的运用不仅能够大大提升企业交易支付效率,而且由于是通过统一结算方式便于查账,同时也能够快速把详细财务数据提供出来,如今的ERP 系统和银行系统都具备成熟的对接技术。另外,银企互联系统地应用也可以让企业对下属子公司财务状况开展有效的监管。

  三、商业智能BI应用,挖掘数据价值

  医药流通企业经过集团财务共享与流程自动化等信息技术的应用后,面临如何通过智能财务的数据挖掘,如何清晰直观的展现决策分析数据,成为了经营管理最迫切的直接需求。以下以医药流通企业中信用客户差别化管理进行举例。

  为实现客户信用的等级化差别管理,企业可利用多年来客户历史资料,从客户管理系统 CRM、ERP 应收系统中,进行数据统计与汇总分析,可以从客户的合作年限、年销售额、赊销额、回款周期及回款质量,超期超额的发生频率、药品规范化运营等,賦予其一定权重评分系数,在商业智能BI 系统中建立管理驾驶舱,进行系统自动统计与计算排名,这样每家客户的商业环境是否健康、哪些需要预警,哪些是我们的主要利润客户,便能充分展现,为业务客户分级管理提供了客观有利的支撑。由此看出,从销售后台数据中进行数据挖掘,前台进行多维度形象展示,成为了业务财务共同的管理诉求。

  因此看出,我们可以利用数据挖掘技术探查企业存在的问题、预测企业的未来走向,为利益相关者提供更有效的决策支持。未来,数据挖掘技术的应用场景也将多样化,它的深度应用将有助于打破我们会计边界,加速会计与业务的融合。

  四、结束语

  总而言之,未来财务和技术越来越密不可分,而智能财务已经拓展到从价值链的角度对相关业务进行事前预测并判断,其应用场景也将更加广泛。所以企业财务需要不断夯实自身的业务能力和应变能力,借助智能财务等新技术,提升财务管理效率,在数据中挖掘价值,实现财务的数字化转型。

  参考文献:

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