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浅谈会计档案管理中存在的问题及对策

作者:余晓敏 来源:科学与财富 202019期 时间:2020-11-19

摘要:会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容,是会计档案形成的前提和基础。然而,会计檔案的科学管理对已步入信息时代的当今社会具有重要的现实意...

  摘要:会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容,是会计档案形成的前提和基础。然而,会计檔案的科学管理对已步入信息时代的当今社会具有重要的现实意义。通过对会计档案管理工作中存在的问题,并探求解决对策,意在促进财务会计档案管理的完整化和规范化。

  关键词:会计档案;档案管理;问题与对策

  会计档案是重要的经济档案,它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值。会计档案是否真实、准确、全面和完整,管理是否做到规范化、科学化、程序化和制度化,直接反映出会计基础工作的好坏及会计档案管理水平的高低,因此,加强会计档案的科学管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

  一、会计档案的特点

  (一)来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此,凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。

  (二)内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的,而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的,其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况,表现出会计档案的专业性。

  (三)形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法,对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此,会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

  二、会计档案管理工作中存在的问题

  (一)对会计档案管理工作的重要性认识不够

  实际工作中,会计人员很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训,多数单位只重会计业务,轻会计档案管理,没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,缺乏档案管理工作经验,不懂得档案的基本操作规程,对财务档案的归档范围和标准不清楚,导致会计工作与会计档案管理相脱节,整理出来的会计档案达不到规范要求,更谈不上科学管理。

  (二)会计档案管理制度不够健全

  会计档案的管理主要有6个环节:立卷、归档、保管、查阅、移交和销毁。每一个环节会计档案管理办法上都有明确规定。

  (1) 立卷环节。立卷类别不科学。没有按会计档案和文书档案来分别立卷,特别是会计档案装订不规范。封面内容填写不全,装订不整齐,有的分类、排列不规范,无目录或没有会计人员签章等现象,使整理出的会计档案没有达到规范化标准。

  (2) 归档环节。纸质会计档案与电子会计档案管理不同步。有的单位将会计信息存入磁性介质后,对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理,造成会计信息的丢失;由于会计电算化软件的升级换代很快,许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存,从而造成会计电算化档案无法调阅。而在纸质档案中,又只重视会计凭证、账簿、报表和预决算资料,忽视上级和本单位发布的财经文件,以及经济合同和审计报告,会计人员交接记录档案等。

  (3) 保管环节。没有设置合格的会计档案室。建立一个防磁、防火、防水、防潮、防压、防尘、防光、防腐、防虫的档案室是保护存放会计档案的基础,是工作的需要,也是法律规章的需求。

  (4) 查阅环节。许多单位没有设置会计档案查阅的审批程序、查阅会计档案管理办法和会计档案调阅登记簿等,而是直接借阅,调阅会计档案,造成会计档案管理的混乱,遗失,严重影响会计档案的完整性。

  (5) 移交环节。主要是移交本单位档案机构保管的会计档案不及时,没有严格按照移交清册逐项移交、接交人员没有逐项认真核对点收、交接双方和监交人员没有在移交清册上签名等,都会影响会计档案的质量与完整。

  (6) 销毁环节。会计档案有不同的保管年限,年限到期即可以按程序进行销毁。由于单位对财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不够重视。会计凭证、会计账簿、会计报表等,多年来只归档不鉴定,更不销毁,致会计

  档案的鉴定销毁工作难以开展,从而影响了档案整体工作的质量和效果。

  (三)会计档案管理人员综合素质有待提高

  有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德,不坚持原则,不认真执行制度,不按规定去做,甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证;开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范,导致会计信息失真,进而影响了国家宏观决策、危害极大。

  三、完善会计档案管理工作的对策

  解决会计档案管理中存在的问题,认识是前提,职业素质是基础,制度是保障。

  (一)加强领导,提高认识

  《档案法实施办法》第五条指出:“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。”《会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定:“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。”由此可见,重视会计档案的管理,是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识,充分认识会计档案的重要性,做好会计档案管理工作,使会计档案管理真正达到规范化、科学化、程序化和制度化。

  (二)加强知识培训,提高职业素质

  会计档案管理是一项专业性、技术性和政策性很强的工作,会计档案管理员对会计档案规范化整理的知识、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内档案工作人员培训”,作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要职责之一。《档案法》第九条规定:“档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。”因此,各单位应该依法加强对会计档案员的培训工作,帮助档案员熟悉实际操作技能,从源头上做好会计档案管理工作。

  其次,会计档案管理人员需要有良好的思想素质、业务素质和职业道德,严格自律、廉洁奉公,严格遵守档案管理的保密守则,保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力。

  (三)建立健全的会计档案管理制度

  为真正达到规范化、科学化、程序化和制度化,制定各种管理制度是保障。如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等,规范档案资料的收集、整理、归档、保存等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。

  规范会计档案管理工作,需要做好以下三个方面:

  (1) 订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,粘封装订线,并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中,必须认真逐项填写档案盒面上的内容。

  (2) 综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续,将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,要明确专人负责保管工作。

  (3) 会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满,需要销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财务会计部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明,由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

  在新的历史条件下会计档案工作必须要紧紧联系时代发展要求,切实做到立卷科学,归档完整,保管有序,查阅登记,移交及时,销毁彻底,防止泄密。从观念上更新采取有效措施,积极探索档案现代管理模式,不断提升档案工作服务水平,更好地为企业各项事业的发展作出新的贡献。

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