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地质录井资料档案借阅系统的探索与实现

作者:佚名 来源:科学与财富 202019期 时间:2020-11-19

摘要:多年来,临盘钻井分公司地质大队档案借阅一直是用传统的人工管理模式,只是用于一些单纯的“借还”以及简单的实物资料管理,这样的管理模式使档案管理及有效利用工作严重...

  摘要:多年来,临盘钻井分公司地质大队档案借阅一直是用传统的人工管理模式,只是用于一些单纯的“借还”以及简单的实物资料管理,这样的管理模式使档案管理及有效利用工作严重滞后,影响公司的生产经营,阻碍了公司的发展步伐,同时也给借阅管理工作带来了多种弊端,使档案管理工作负担过重,档案管理不到位,其中包括借阅天数,借阅时间,借阅超期,档案丢失等的统计和核实。因此,用电子化的管理手段是大势所趋,建立一个档案借阅系统也是提高档案工作管理工作效率的有效手段。系统能够合理高效地利用地质档案资料,使地质档案管理工作更加科学合理。

  关键词:档案借阅;人工管理;实物资料;电子化

  目前,临盘钻井分公司的录井资料档案类别多,数据大,对新增的档案进行添加与历史档案的维护带来较大的工作量。存在不能方便及时的对每个时期的档案借阅情况、到期情况、归还等各项数据的汇总和统计等弊端,对档案在借阅中产生的丢失、破损,借阅不能及时归还等情况直接影响下次借阅。

  1.? 录井资料档案管理的现状分析

  自地质大队档案室成立以来设有档案管理专职人员3人,到2005年因人员退休岗位合并,没有设立专职档案管理人员,由1人兼管,从2006-2014年每年归档入库的档案数量都在不断的增加。在日常的档案管理工作主要都是以人工管理模式,具体操作流程,如图1所示:

  从图1看出,大部分档案工作靠人工操作完成,会出错,如写错井号,档案号、借阅时漏调卷、未归还、未销账、销错账等等问题,影响档案管理质量,不便于档案的合理利用与有效共享。依靠人工操作来对管理档案,在整编、归档、资料借阅的各各环节中都会花费很多时间,于是小组调查10口井的资料整编、档案借阅用时情况,并进行统计(表1)。

  从表1中可以看出其中整编占用时间最多,整编环节又分四个工序,一是手工将每一份每一册的档案进行书写编号;二是将每册档案登记在油气井史大本以及井号检索本上;三是打印卷内目录;四是档案盒编号上架。不能及时的掌握档案借出,归还的具体情况,常常影响下次的借阅,影响钻井生产。

  2.? 构建录井资料档案借阅系统的措施

  2.1???? 对实物档案进行进一步的清理

  通过对档案室从1985年至今的实物档案进行进一步的清理,完成了档案室现有的4千多盒实物档案进行清理和67817条信息的录入工作。

  2.2???? 把地质档案进行文字和图件分类

  活动前档案的人工管理模式是:先给实物档案一一编号,然后填写入技术档案里,再录入形成卷内清单,进行打印。经过认真讨论研究改进了方法,把地质档案分成文字和图件两类,将其所有档案的对应名称表编辑好,只需要在档案录入原始表里录入每份实物档案的份数,便可以通过Excel函数和公式生成技术档案登记表、实物清单、卷内目录、备考表、环保表五项内容,这样一次录入,可减少出错率,提高整编时间。

  2.3???? 设计地质录井资料档案借阅系统

  之前试用过美萍图书管理软件,这套软件和资料档案管理中各模块设计有所不同,根据地质档案管理的特点进行了分析与设计,修改了数据管理、借阅管理、数据查询、系统维护四个模块,因该软件是试用版,要成为正式版需要费用,用了一个月就暂停了。之后向西南石油局档案馆咨询,因西南档案馆没有单机版的档案管理借阅系统,也没有适合现在地质档案借阅的管理系统。经过反复研究,认为应有一个更适合的档案借阅管理系统,这一来可以把档案从整编、借阅、归还进行统一的管理来提高工作效率。

  Access是一个中、小型数据库管理系统,具有完整的数据库应用开发工具,使用方便,功能强大,与其它数据库有良好的接口,其功能,可以方便的使用和管理数据库,如创建和编辑数据表,设计和使用和种查詢工具进行查询操作、设计和使用窗体、制作和打印报表,设计和使用宏,设计和使用Web页等。我们对Access的数据库基础知识、数据库和表、查询的基本操作、窗体、报表等相关内容的学习,并进行了总体分析与设计,根据录井资料档案借阅的特点及工作需求设计出地质录井资料档案借阅系统的功能模块。

  3.? 结束语

  录井资料档案借阅系统的建立与运行,使档案由历年来的传统的人工管理模式传化为藏、借、阅一体化管理模式。在借阅、归还管理方面,通过档案借阅系统,工作人员只需在相应的界面里就能对借阅、归还、查询等环节进行操作,即可实现借阅数量统计,档案管理的整编、借阅、归还时间由原来的32.16分钟,缩短为10.91分钟。

  实践证明,档案借阅系统适用于现在的档案管理,实现了实物档案信息计算机检索和查询,它在提高档案人员的工作效率的同时,简化工作流程,实现了标准化的管理。当然,档案借阅系统还有不成熟、不完善的地方,如:数据表建立的不完美,窗体页面美工较差,用户权限应该分开,增强数据库中SQL语言的灵活运用,使逻辑更严密。

  作者简介:

  曾芹(1972—),女,工程师,从事录井生产及技术管理工作。

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