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当前财务信息化面临的问题及应对建议

作者:佚名 来源:科学与财富 202019期 时间:2020-11-19

随着信息技术的快速发展和企业财务系统的成熟,财务信息化已经成为企业竞争的重要利器,以智能化、协同化、云化为方向,推动财务信息化系统迭代升级、逐步实现财务监控预警自动...

  随着信息技术的快速发展和企业财务系统的成熟,财务信息化已经成为企业竞争的重要利器,以智能化、协同化、云化为方向,推动财务信息化系统迭代升级、逐步实现财务监控预警自动化、财务管控调整智能化和财务运行智慧化,以三大平台和ERP系统为支撑,通过云计算、大数据、移动互联、人工智能等新技术和新工具应用,逐步实现信息泛在感知、大数据智能决策、自適应及时反馈,选择区大量重复和规则明确的业务场景,在发票认证、费用审核、账务处理等领域探索开展财务机器人应用等。但当前财务信息化建设存在一些问题,影响了后续的深入应用,本文通过分析存在的问题,提出改进建议及措施供参考。

  一、当前财务信息化工作存在的问题

  (一)多网络布局,系统统一性较低,数据共享难度大。

  以某所属单位为例,目前财务业务涉及到的网络有内部网络、互联网及脱网单机等,在各网络上布置的相应应用软件,如核算在内部网1上,资金预算审批在内部网络2上,支付业务在互联网,发票业务在脱机网上,大量的接口数据需要在不同的网络中间进行导入、导出,极大地增加了数据共享难度,利用率较低,同时加大了日常工作量,降低了工作效率,降低了员工对财务信息化工作的认可度。

  (二)应用系统开发的多,但是深入应用及深化更新的少,影响了数据的移植和应用。

  以财务核算软件为例,应用了NC系统及SAP系统、财务共享中心,从NC到SAP系统的数据移植存在着不完善,不全面的问题,SAP对数据属性的定义和NC对数据属性的定义不一致,在处理上只是单纯地将会计的期末数由NC导入到SAP,未形成实质上的数据关联关系,后续系统的应用也只能停留在记账上,对于原始凭证的管理、资产管理、往来管理等无继承性,需要相关数据(如往来数据)要进行追溯是还是要用NC进行追溯,不利于数据的集成管理和应用。再比如资金系统,开发了很多应用,包括大额资金及票据管理系统,资金日报、资金周报、资金月报,资金预算计划、日计划、月计划等等种类繁多,且这些系统分别布置在不同的网络上,会计人员每天应付资金的收支、结算、数据的拷盘(各网络需要进行置换,目前仅有拷盘的途径)等日常事务中,对于资金状况的分析等深入应用不够。

  (三)接口应用系统开发不力。

  一套完整高效的财务管理信息系统离不开接口系统的相互融合,一个完整的业务涉及到合同管理、物料管理、人员管理、资金管理、审批管理等各个环节,以审批管理为例,目前的财务核算软件NC等仅可支持记账凭证的登记、整理及管理工作,而对于原始凭证(票据、表单、合同)等的管理、审批流程等的管理未进行嵌入,接口设计种类繁多,极大地影响了数据的整合及稳定性。

  (四)基础管理建设,流程建设跟不上信息系统建设步伐。

  信息系统的建设需要同步在以经济业务为核心的各项业务上同步推进,当前信息系统建设、大数据、云平台等不断推出,但相应的基础管理还停在原处,如合同管理,对合同要求,收付款事项、物料进出等的管理,再比如资产管理,人工进行核对,极大地制约着信息系统建设。

  (五)受业务工作的特殊性的影响,数据的集成性较差。

  业务的性质特别是经营活动的性质存在较大的差异,以合同为例,合同的付款模式,计价办法,业务内容等千差万别,信息系统的应用和开发仅解决了纸质文本到电子文本的问题,而电子文本的合同如何与物料流、资金(收付款)流、发票流等的系统实现统一,在内控和流程衔接上如何实现,各成员单位业务性质不一样,开发的程度不一样,在数据的集中统一上难度很大。

  二、做好财务信息化工作的措施和建议

  (一)加强顶层规划,做好系统布局

  财务管理信息系统应该进行整体规划,按“由上至下”的原则进行规划,在进行财务管理信息化进行系统项目建设前,有必要对其进行科学、深入、全面的调研和规划、要立足系统建设、综合业务、风险控制等方面的现实需要,来制定适应企业发展的整体财务管理信息化规划方案。在实施过程中遵循循序渐进原则,逐步推广,同时由于经营业务的多样性和复杂性,在进行财务管理信息化建设过程中要仔细研究相关会计准则基础上,结合不同行业的核算特点,设立会计科目和辅助核算。

  (二)加强应用系统的升级维护,而不是重新定义

  应用系统的完全更新带来的理念的全部颠覆,造成原始数据与新数据的接口不完全吻合,因此在考虑系统整体规划建设的基础上,应逐步对系统进行应用升级,确保原始数据(字段)的同步引用,否则全部应用新的字段,反复进行数据库的初始建设,加大工作量的同时,会造成数据迁移的不全面、不系统影响后续应用。

  (三)结合企业特点开展管理升级及信息系统升级

  财务管理是企业管理的有机组成部分,要保证企业财务管理信息系统的效率和数据的应用效果,需要结合企业特点开展管理信息系统升级,如合同管理、人事管理、项目管理、质量管理等,需同步进行管理升级(创新),否则,财务管理升级将有如空中楼阁,无法取得较好地效果。

  (四)加大对信息化管理专业人才的培养

  当前的信息系统建设主要依托外部机构来执行,外部服务结构深入现场能更快地推进系统的上线及应用,但在系统上线应用后的售后及跟踪服务方面已经显示出极大的不符合,同时由于外部服务机构人员毕竟对企业的内部环境、机构及运行机制了解的不太深刻,系统建设的深度特别在应用的便捷性、高效性方面没有做进一步的探索,此外系统运行一段以后,外部供应商就会“消失”,新的系统又提出来,与原有系统完全不一致,极大地影响数据的集成应用,因此需要加大对企业内部信息化专业人才的培养,更好地适应企业长远发展的需要。

  (五)持续的资源保障,确保财务信息化的正常运转和延续发展

  财务信息化建设是一个需要有长期资源投入的持久性项目,作为企业,在明确财务信息化战略目标,坚定走财务信息化道路后,关键就是要提供人、财、物等各种资源的保障,这种资源保障不会随着财务信息化项目的建成结束而结束。只要有财务信息化项目在运转,就要有支撑这些信息运转的设备设施以及日常管理的运维人员,同时,人员变动、机构调整、业务扩张或运行环境变迁、系统本身故障、缺陷等,都会要求对系统不断维护和升级改造,如果没有相应的资源保障,财务信息化项目将很难进行持续有效地发展。

  当然,除了上述需要关注和解决的问题外,企业还要全力推进财务信息化的“一把手工程”,通过各层级的“一把手”,将财务信息化建设的要求宣贯到每一位员工,并取得相应的人力、物力、财力支持。同时,我们还要注重复合型人才的培养和应用人员的操作技能培训、以及综合信息业务的整合,以确保财务信息化建设工作的顺利推进。

  三、结束语

  企业的财务信息化工作是一个循序渐进、潜移默化、耗资费力的庞大工程,不可能一蹴而就,其建设过程,也是企业流程制度再造的过程,这个过程既是对固有习惯的重大挑战,也是对思维模式、管理风格、组织行为、权责边界的重大挑战,因此,各部门要站在企业全局化的高度,打破部门的边界隔阂,群策群力,共同为企业的财务信息化建设而奋斗。

  作者简介:

  黄阿兰(1983-),,女,湖北荆门,会计师大学本科,财务管理。

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