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电力企业档案数字化质量及安全保障探析

作者:胡英姿 顾鸣雷 来源:科学与财富 202019期 时间:2020-11-19

摘要:近年来电力企业的发展取得了突破性进展,企业高速运作,为人们提供优质稳定的供电服务。但在档案数字化这项工作上,贸然激进是不可取的。基于此,以下对电力企业档案数字...

  摘要:近年来电力企业的发展取得了突破性进展,企业高速运作,为人们提供优质稳定的供电服务。但在档案数字化这项工作上,贸然激进是不可取的。基于此,以下对电力企业档案数字化质量及安全保障进行了探讨,以供参考。

  关键词:电力企业;档案数字化;质量;安全保障

  引言:档案数字化建设是对新时期档案发展适应“互联网+”时代需要的必然选择,档案信息的生命之源在于数字化,档案数字化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等大数据技术手段,将纸质资源、声像资料等传统实体档案和已归档保存的电子档案,系统加工成数字化档案信息,提高档案现代化管理水平。

  1档案数字化工作

  档案数字化工作主要包括:目录数据库的建立和档案实体扫描转换成电子文件的工作。目录数据库的建立是一项基础性工作,档案目录的整理是数字化加工工作的前提,也是档案信息化建设中后序工作的基础。目录数据库建立要本着“利用优先、分步实施”的原则进行,要求:(1)制定目录数据库数据规则,包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等;(2)选择数据库便于数据交换的通用数据格式;(3)设计数据库结构的思路以保持档案内在联系为依据,便于纸质档案数字化成果的管理和利用;(4)在进行档案数字化加工之前,要对纸质档案资料进行前处理,包括编页、拆除装订物、修复、补充完好后录入数据库,形成准确、完整的目录数据;(5)对著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性的检查采用计算机自动校验和人工检验相结合的方式。

  2档案管理工作的基本理念和主要内容

  档案管理工作主要是基于国家的管理规定,然后围绕企事业单位的发展情况对档案管理制定出工作计划,通常来说,主要内容包括档案资料的接收、分类、编制、检索、调取,这些环节都十分重要,共同组成了系统的档案管理流程。档案管理的主要作用在于工作总结、指导、检查,以及对人员的资料进行管理,同时也会对其它的部门工作开展起到影响,由此可以看出企事业单位开展档案管理工作的重要性。此外,这项工作的开展也对企事业单位发挥出其职能起到重要作用。

  3新时期档案数字化管理的意义

  3.1???? 提升档案管理工作效率

  以往采用纸质档案管理方法容易出现档案资料丢失、潮湿等问题,对档案管理效率造成一定影响,在信息技术的支持下可以显著的提升工作效率,主要表现在可以提升整理、归档、查询的效率,并且有效减少纸质档案的存放空间。此外,档案管理人员只要进行检索就可以快速查找相关的档案资料,相关部门也可以在网络环境下对档案资料进行在线传输。

  3.2???? 提高档案业务工作的规范化程度

  1.将档案业务人员的工作流程和业务数据科学规范地固化到系统中,提升业务人员工作的规范化程度,降低业务人员工作岗位交接的各种管理和数据风险,为企业档案资源的完整提供有力保障。2.将日常档案管理数据纳入系统进行管理,可以最大程度地实现档案数据的透明性和共享性,降低业务人员的劳动强度。3.依据科学管理体系对档案信息数字化管理任务进行归纳和重组,为企业生产和经营管理的整体协调提供良好的管理手段。

  3.3???? 有利于企事业单位的发展

  通过完善的档案资料可以对企业的员工进行分析和评价,这样就可以对人员进行合理的调整,让人员结构更加合理,提升不同部门的工作效率。同时,对人员进行合理分配也可以显著的提升员工的工作热情,这样不同部门都会为企业的发展贡献出更大的力量。

  4电力企业档案数字化的质量、安全保障策略

  4.1???? 完善管理业务规范

  从长远的角度来分析,电力企业档案数字化的过程中,为了按照预期设想来实现目标,或者是超过预期设想,必须坚持在自身的业务规范上,得到更好的管理,从而减少问题和矛盾的发生。电力企业档案数字化的技术业务,不仅要加强外部的技术选购,还需要在自身的原创力度上良好的提升。数字化是一个非常广泛的概念,电力企业的研发时间较短,与专业的研发企业具有很大的差距,但是在自身的长久应用过程中,还是可以去不断地积累调整。

  4.2???? 建立安全保管条件,维护数字化设施设备

  的使用性能在电力设计档案数字化管理中,电子档案的载体是关键,其存储的安全性与可靠性更是重中之重。因此,要对存放条件进行充分考虑,避免遭受电磁辐射,合理控制温湿度,避免灰尘影响。另外,为了提升档案的安全性,要重视构建档案异地备份中心。在电子档案管理与使用过程中,要遵循相关规范与标准,强化数字档案的有效维护。具体讲,要结合实际情况,合理增加电子载体存放设备与设施,保障存储环境与设备设施都满足管理要求。

  4.3???? 加强安全保密手段

  通过对上述几项措施良好的运用,电力企业档案数字化的执行,可以取得不错的成绩,而且在效益的提升过程中,并没有展现出严重的不足。未來,应继续对安全保密手段进行更好的加强。电力企业档案数字化的保密,一定要在网络保密手段上积极的应用。当前的网络平台应用,以及各类网络远程操作,都成为了必要性的技术内容,同时在便捷程度上较高,应坚持在防火墙设计,以及木马追踪和防护处理上,进行不断的改善,这样工作的好处在于,能够促使电力企业档案数字化,得到更好的保障,对于资料丢失问题,做出有效的规避。

  4.4???? 适应档案数字化发展环境,构建信息化管理队伍

  面对电力设计档案数字化进程的加速,档案管理人员也要适时而变,由纸质档案管理变为数字化档案管理,能够进行电子档案的收集、归档、分类以及整理,落实电子档案移交工作。另外,档案管理人员要转变思维,正视数字化档案的优势,适应新的工作环境,积极提升自身素质,熟练掌握管理技术,在保障档案管理知识体系不断更新完善的前提下,与先进的信息技术进行积极融合,改变传统档案服务模式,变被动为主动,为电力设计数字档案价值的发挥奠定坚实的基础。

  4.5???? 完善安全保密制度

  安全保密制度是很早之前就有的,但是在具体执行的时候,效果往往不尽如人意。之所以会出现这样的情况,是因为有的工作人员没有明确安全保密的重要性,在工作时粗心大意。还有的人认为,安全保密制度是累赘,会降低他们的工作效率等。因此,必须要提升工作人员的安全警惕性,让他们意识到安全保密工作的重要性。一旦出现了泄密问题,就必须要严格追查,并根据规定,进行处罚,不容心软。与此同时,还要不断提升安全防范技术,引进先进的安全防护设施,不断优化安全软件,尽量保证数字化档案和实体档案的安全性。

  结束语:现如今的电力企业档案数字化,已经取得了非常不错的发展成绩,而且在内部问题、外部问题的解决过程中,都能够按照正确的思路、标准来操作,整体上未出现新的疏漏。未来,应继续对电力企业档案数字化的创新性不断巩固,从而在未来的发展当中,努力得到更好的成果。

  参考文献:

  [1] 廖秀梅.电力企业档案数字化质量与安全保障研究[J].企业改革与管理,2019(22):18+21.

  [2] 曾海娇.电力企业档案数字化质量及保障分析[J].城建档案,2019(06):22-23.

  [3]宁军.档案数字化促企业管理升级[J].企业管理,2019(05):83-84.

  [4] 陈燕莹.浅析电力企业档案数字化质量及安全保障[J].中国管理信息化,2017,20(07):141-143.

  [5] 黄玉梅.供电企业档案数字化管理初探[J].现代国企研究,2016(10):36.

  [6]陈梅.档案数字化建设中的安全问题研究[J].内江科技,2019,40(02):14-15.

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