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计算机自动化办公网络建设初探

作者:郑碧虹 来源:科学与财富 202019期 时间:2020-11-17

摘要:新时期下,计算机网络的出现和广泛应用,给人们的生产和生活带来诸多便利。目前在办公环境中,计算机也有效的推动了工作效率的提升。鉴于此,本文对计算机自动化网络建设...

  摘要:新时期下,计算机网络的出现和广泛应用,给人们的生产和生活带来诸多便利。目前在办公环境中,计算机也有效的推动了工作效率的提升。鉴于此,本文对计算机自动化网络建设进行分析,首先阐述计算机自动化的意义,在此基础上分析其中存在的问题,并结合问题提出相应的改建策略,旨在有效提升计算机自动化办公网络的运行效率。

  关键词:计算机;自动化办公网络;建设策略

  引言

  鉴于计算机在现代企业发展中的重要作用,加之计算机的发展渐趋成熟,企业已掌握了较为完备的计算机使用经验,同时计算机办公的自动化可以大大提高企业的办公效率,减少资本投入,因此人们都支持计算机自动化办公方式,由此可知计算机自动化办公网络的构建受到软硬件设备及企业多方面的支持。

  1?? 计算机办公自动化的意义阐述

  传统办公中,主要是通过人与人之间的交流和沟通,采用手传手的方式来进行文件的传递和处理,直到整个业务处理完[1]。但在当今生活节奏不断加快的时代,该模式的弊端不断呈现:一是信息传递慢,各项工作都需要由专人从一个部门到另一个部门亲自完成;二是在任务执行过程中容易造成文件的破坏;三是人工执行任务中出错率较高,尤其不利于办公效率的提升。但是计算机办公自动化技术却可以在文件传输中确保信息不被丢失,不仅减轻了工作人员的负担,而且有效提升了办公效率。由此可知,计算机办公自动化技术不仅能提升工作效率而且可以保证质量,因此该种办公形式在企业的发展中至关重要,可以有效提升企业的竞争水平。

  2?? 现阶段计算机办公自动化的发展现状

  2.1???? 发展情况

  从计算机办公自动化技术出现到在企事业办公中广泛应用,期间基本经过了三个不同的阶段。首先,在计算机自动化办公应用之初,主要是對打印机、传真机等设备的使用;其次,计算机自动化办公中开始使用计算机这一高端设备,能够处理一些表格和文字信息,优化了财物部门的工作;最后,计算机自动化办公网络的使用,实现了企业信息库的共享。有利于企业对内部信息的一体化管理。

  计算机自动化办公网络的广泛应用始于20世纪90年代,办公软件、电子政务等技术开始应用到企事业办公中,有效提升了信息处理效率,简化了企事业办公事务的管理,受到社会各界的一致好评,并受到广泛运用。

  2.2???? 存在的问题

  当前在我们的生产生活中网络化得到大力发展,给计算机自动化办公系统的资源安全管理带来许多威胁,自网络出现之初,网络黑客就通过木马程序盗取企业的机密信息或者利用网络病毒侵袭企业办公系统,造成企业办公被动中断,这些都严重影响了企业的正常办公。企业机密信息的泄露或许会对企业的健康发展造成损害,加之当前计算机自动化办公的发展正处于新旧模式的更替阶段,这一过程中,企业办公人员因为习惯了旧的办公方式的使用,而对新的办公方式的接受水平不一致,可能会由此引发工作矛盾,反而降低了办公效率,进而出现一些抵触现象[2]。

  3关于建设计算机自动化办公网络的具体分析

  3.1???? 完善内部网络分析

  计算机办公自动化技术在企业办公中的需求主要表现在两个层面,分别是办公技术使用自动化和日常业务的开展。按照这两方面需求得知完善内部网络应该从以下五个方面进行:一是协助企业正常业务的开展;二是监督和检查正常业务的进行;三是实时整理业务有关数据;四是自动化监管整理的数据;五是营造良好的企业管理环境。这五个方面基本可以协助单位所有正常业务的有效开展。

  3.2???? 全框架方案分析

  由于不同企业的经营方式不同,对网络框架的要求也不尽相同,所以框架构建需要结合企事业的具体情况,笔者认为可以采用分布式的网络框架,且对框架内的不同角色进行清楚标识。在该种框架方案中,特别需要关注的是在无网络结构中不同系统中的数据接受度需符合一定的标准,而且要有工作人员接收,唯有如此方案才符合办公要求,促进办公信息的快速上传和下载,与此同时,分布式网络框架的应用有利于自动储存办公信息,提高信息的管理水平。

  3.3???? 自动化策略

  除了要关注框架方案的完善,还要特别关注对信息的采集。在自动化的办公环境中,使用到的互联网和局域网基本都处于开放状态,所以工作人员能够通过自动化办公网络进行公司产品信息的公布,并将信息公布于互联网上。然而也对公司的办公信息安全产生较大隐患,极易造成企业办公信息的丢失,并对企业的发展带来威胁。要尽量减少该威胁带来的损害,可以通过以下三种途径帮助缓解:首先,企业对内部的重要信息和数据进行提前备份;其次,安装效果强大、功能健全的安全软件,对自动化办公网络进行定期的安全检测;最后,加大对网络管理人员的管理力度,培养其责任心。以此尽可能提升自动化办公的网络安全,及时改善网络问题。

  3.4???? 加强网管维护

  除此之外,还要特别关注自动化网络的后期维护。在进行网络实际维护时,首先要建立完善的信息存储库,同时该存储库要能同时存储文字信息和多媒体信息,同时要以此为基础,形成正常运行的存储信息库。除此之外,在综合考量所用软件的有效性和可靠性,以及在保证办公体系的数据可靠和系统安全的基础上,可通过多种系统软件的共同作用对计算机办公自动化网络进行有效的运行维护。与此同时,鉴于自动化的网络办公在很大程度上,存在着被入侵风险,若不予以及时处理或是处理不当,则很大可能会造成办公信息或是大量绝密资料被泄露等恶劣后果[3],一方面可以通过完善网络防火墙,另一方面通过对未知软件进行安全检测和阻止运行进行解决。而对于办公过程中发生的非正常操作,则要提高办公人员的安全防范意识[4]。

  4结束语

  随着科学技术的不断向前迈进,传统的办公方式已经同快速发展的市场需求相脱离。企业为有效提升自身的竞争水平,对计算机自动化办公网络的构建愈发重视,但是网络办公技术虽然对办公效率和质量的提升有较大的促进作用,但任何事物都具有两面性,网络办公同样存在很多弊端,所以在进行计算机自动化办公网络构建时,要尽可能将其优点进行最大发挥,弥补其弊端带来的负面影响,使其对企业的网络办公提供更大便利。

  参考文献:

  [1] 陈洁.办公自动化中的计算机技术应用探讨[J].网络安全技术与应用,2020(02):94-95.

  [2] 王才伟.办公自动化中的计算机技术应用研究[J].计算机产品与流通,2020(08):10.

  [3] 刘建维.办公自动化中计算机信息处理技术的应用与研究[J].计算机产品与流通,2020(04):154.

  [4] 彭辰阳.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用[J].技术与市场,2020,27(06):96+98.

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