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论招标代理行业内部控制的重要性及建议

作者:陈美华 来源:经营者 202019期 时间:2020-11-19

摘要 内部控制是现代化企业内部管理中不可或缺的环节,企业负责人能够通过内部控制实现自我检查、自我评估,及时高效地挖掘企业管理的问题与风险,并制定相应的防范策略,是有...

  摘要 内部控制是现代化企业内部管理中不可或缺的环节,企业负责人能够通过内部控制实现自我检查、自我评估,及时高效地挖掘企业管理的问题与风险,并制定相应的防范策略,是有效防止内部徇私舞弊的重要工具。招投标业务本身具有一定特殊性,内部控制对于招标代理企业日常运营具有重要的现实意义。招标代理企业由于行业特殊性,必须通过内部控制确保企业日常运营,确保招标环节的公平公正。本文对招标代理行业进行系统性分析,对内部控制重要性及建议进行研究,制定出符合招标代理行业特性的内部控制策略,为招标代理行业的健康发展提供保障。

  关键词 招标代理;内部控制;重要性

  一、招标代理行业内部控制重要性

  招标代理行业作为特殊的行业,市场竞争愈发激烈,而且面临法律、财务、运营等各类风险,只有通过进行内部控制,才能有效控制上述风险并促进企业内部管理稳定发展。通过内部控制,能够提升生产经营效率,降低各个环节的成本费用,提升企业经济效益;通过内部控制的优化,可以帮助企业管理层更好地理解内部控制,深入参与内部控制建设工作,最终为招标代理企业内部环境奠定重要基础。

  二、招标代理行业内部控制优化策略

  (一)优化招标代理企业内控环境

  1.健全企业组织架构。招标代理企业的组织架构通常设置为直线型职能制组织架构,该模式有利于招标代理企业集中统一指挥,可以充分发挥出各个岗位的职能作用。该组织架构下各部门权责分明,一旦招标代理行业宏观环境发生变化,能够通过较高的执行效率加以应对。然而其缺陷是各个部门过于注重自身职能的发挥,缺乏协同配合能力,横向联系十分薄弱,甚至各部门存在一定的矛盾冲突。因此,招标代理企业应该促进各部门沟通交流,落实协同配合工作,减少组织架构中存在的缺陷,这样不仅可以提高招标代理企业内部交流与管理的效率,更有利于企业战略目标的实现。

  2.优化人力资源管理。招标代理需要成熟的人力资源管理模式才能够发挥出招标各个环节的职能作用,但是当下招标代理企业对招标岗位缺乏成熟的培训模式,人力资源的作用没有得到充分发挥。而且绩效考核制度落实不严格,招标岗位的职工缺乏危机意识。因此,招标代理企业应该注重对职工的培训,并且重视绩效考核,引导职工端正对工作的态度,同时提供轮岗机会,使职工了解各个岗位的业务工作,为招标代理企业培养出具有较高综合素养的人才。

  3.制定特殊岗位管控措施。招标代理企业的多个岗位工作具有保密性与特殊性,部分关键岗位涉及招标项目的审批通过权限,因此招标代理企业对于特殊岗位要制定特殊的岗位控制措施。第一,严格落实保密制度,针对负责标底编制的负责人与可以接触标底信息的从业人员,需要使其在上岗前与招标代理企业签订保密承诺书,岗位责任人必须遵循保密规则。凡是泄露企业招标信息机密的个人,企业必须依法追究法律责任。同时对于特殊岗位离职职工也要进行定期调查,避免其违规透露保密信息,或者从事利益相关的工作。第二,落实岗位控制,针对供应商、评标专家等数据库管理岗位开展职业道德教育,从而确保招标、评标工作的公平公正性。

  4.加强投标保证金控制。规范投标保证金管理,防范交易风险,促进依法治企,确保投标保证金安全收取和及时退还,维护招投标双方的合法权益。通过投标保证保险形式缴纳投标保证金的,对即将到期投标保证金保险且未及时收回中标服务费的业务应建立预警机制,督促相关部门及时采取措施,防范风险。

  (二)改进业务内部控制活动

  1.预算管理控制。招标代理企业必须强化预算编制工作,结合业务部门招标业务开展情况,并根据实际宏观环境对本年度业务量进行估算,丰富预算编制方法,比如薪酬性支取可以运用固定预算方法编制,中标服务费收入采用零基预算方法编制。另外执行刚性预算政策,根据招标代理企业年度与现金流预算填报情况落实,同时对预算外支出需要报专门预算委员会批准后再执行。最后提升预算考核水平,预算考核是招标代理企业提高运转效率的重要工具,只有加大预算考核力度,才能够有效将控制活动落到实处。

  2.业务流程控制。当下招标代理企业的业务模式仍然比较传统,以标书销售、中标服务费等为主,因此要针对业务流程控制活动进行优化。中标服务费管理岗位的业务职责就是对中标服务费进行会计核算、开具中标服务费的发票并制作发票台账、领取中标服务费发票并登记台账、查询服务费往来、制作服务费实收台账与业务部门应收台账并进行核对。

  业务流程控制需要改进标书销售流程,将标书销售流程信息化、电子化,提升标书业务服务效率,并确保信息传递高效完整;而中标服务费管理流程的控制则需要将发票领取工作转移给供应商服务大厅发票领取岗位,财务部定期将开具发票转移且办理相关移交手续。通过对业务流程的改进优化,形成更加合理的岗位设置与业务流程,有效提升职工工作质量,规范企业管理系统,促进企业内部控制管理水平提升。

  3.成本费用控制。招标代理企业的成本主要有招标代理业务成本,由评标会务费、专家咨询费、会议办公用品费用等构成。成本的产生主要是与招标代理业务量有关,即招标批次增加,招标金额越高,每次产生的业务成本越高。因此招标代理企业需要从多个维度控制成本費用。

  第一,预算执行控制,结合招标代理企业月度现金流预算,严格落实年度预算,坚持“无预算不支付、超预算不支付”的准则。各部门需要结合业务活动预估次月费用,提前填报现金流预算申请。次月报销业务费用时,经办部门首先应对费用是否符合年度现金流预算要求进行审核。

  第二,招标环节过程控制,提前明确且制定招标工作规划,在招标环节中严格落实,不能随意取消招标环节,避免前期成本费用浪费,减少流标、废标带来的成本费用增加。

  第三,报销审核控制,设置严格的审核控制步骤,业务经办人员负责对原始凭证真实性进行审查,会计对其进行复检,重点关注业务事项的合理合规性。

  第四,资金支付控制,转变传统的通过现金发放专家咨询的操作模式,重塑业务流程,以网上银行替代现金支付,减少资金支付及贪污风险,同时确保支付过程留有痕迹,可以追溯到相关责任人身上。

  4.资金管理控制。招标代理企业中业务内部控制活动最关键的就是资金控制,资金安全是招标代理企业能够正常运营的重要保障之一。企业必须严控收、付环节,在收入环节要严格管理中标服务费收入资金,不能以收付实现制替代权责发生制入账。而资金支付时,逐渐淘汰手工支付方式,实现电子支付对公对私支付全覆盖,减少企业资金支付风险。

  5.评价机制控制。招标代理企业需要构建供应商评价体系,选择具有代表性的评价指标,比如从财务状况、产品质量、交货及时性等多个维度出发,综合考虑完善评价机制。将评价表及时发送给与中标供应商有业务交往的招标单位,通过第三方企业对中标方进行打分评估;收到反馈评分表后及时汇总评估结果,在信息系统中更新供应商信息,从而帮助招标代理企业实现评价机制的控制。

  (三)强化风险管理与信息沟通

  1.构建风险管理体系。招标代理企业涉及多方企业的利益,因此面临较大的风险,必须构建风险管理体系,为风险防范奠定基础。首先是树立风险管理意识,通过集体讨论、宣传普及风险管理意识;其次是对风险进行分类识别,对风险进行归类整理,为后续风险评估工作奠定基础;再次是针对各类风险进行量化评估,分析风险的大小;最后是制定风险防范策略,结合招標代理行业的情况加强风险管理。

  2.强化信息沟通。第一,招标代理企业需要拓展信息收集渠道,信息收集工作要覆盖企业内部与外部,结合企业的发展要求、内部控制、风险考核等特点,制定不同的报告指标制度来收集相关信息。第二,强化信息汇总工作,对收集到的有关信息进行汇总整理,形成内部控制信息沟通的基础。第三,健全信息传递机制,招标代理企业应该加强信息化建设,建立信息沟通平台,有效提升招标代理企业信息传递效率。

  三、结语

  招标代理企业内部控制关系到企业战略目标的实现,必须深入掌握内部控制理论知识体系,结合招标代理的特殊性优化内部控制活动,促进招标代理行业环境的良性发展。

  (作者单位为山东鲁能三公招标有限公司)

  参考文献

  [1] 刘少华.招标代理机构内部财务控制常见问题及对策分析[J].商讯,2020(14):60+62.

  [2] 李肖依.招标代理机构内部控制措施探讨[J].财经界(学术版),2019(24):88.

  [3] 许利侠.招标代理机构内部财务控制措施分析[J].企业改革与管理,2018(18):131-132.

  [4] 曾汇萍. A招标代理公司风险控制缺陷及对策研究[D].广东财经大学,2017.

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