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医院后勤物资管理中沟通的作用

作者:郑磊 来源:经营者 202019期 时间:2020-11-17

摘要 沟通是组织与组织或个体之间的信息传递和反馈,这些信息包括消息、资料、经验、情感等,从而实现信息的共享和交换。医院领导通过有效的沟通管理,可以提高医院的应变能力...

  摘要 沟通是组织与组织或个体之间的信息传递和反馈,这些信息包括消息、资料、经验、情感等,从而实现信息的共享和交换。医院领导通过有效的沟通管理,可以提高医院的应变能力,更好地在竞争中发展,也可以使医院内部成员之间增进友谊、形成合力。

  关键词 医院后勤;组织沟通;物资管理

  一、引言

  沟通可分为自上而下的沟通、自下而上的沟通以及平行沟通,单向的信息的传递也就意味着无效的沟通。沟通同时也是分享思维和感情的一个重要的过程,通过信息的交互能起到相互了解的作用,有效的沟通管理能优化信息交互的效果。组织沟通中包括组织内部沟通和组织外部沟通,组织为了持续有效地发展,需要创造良好的沟通环境,提供各种沟通的方式和平台来传递信息,增加组织之间、组织内部成员之间的信任度和默契度,对组织内部目标的实现和组织战略的实施起到决定性的作用。

  二、后勤物资管理的架构

  医院里,中层管理者的作用非常重要,他们是纵向及横向沟通的枢纽,起着承上启下的作用[1]。后勤物资管理一般由后勤保障处、物资管理小组、物资管理部组成,由后勤保障处统一领导,后勤保障处主任为主要负责人,物资管理小组由后勤保障处副主任为组长,各行政科室副主任为组员,资产管理部由资产管理员、资产采购员、仓库管理员组成。(如图1)

  三、运行环境特点

  后勤资产管理部的目标是维护医院资产的安全和完整,提高资产使用效益,执行归口管理、分级负责、责任到人的管理责任制,遵循“谁使用、谁负责”的原则[2]。资产使用部门负责确保科内固定资产的完整和安全。资产使用部门负责人是所在科室的财产管理第一责任人,应全面负责科室资产的登记、变更、报废和盘点工作。资产使用部门负责人可委托联络员开展科室资产的管理工作。财产使用部门负责人调动时,应与接任者进行科室财产的管理交接,填制“财产盘点交接表”,交接表应注明移交人、接管人,明确财产交接后的管理责任人。财产交接表由财产使用部门与资产管理部门各保存一份。后勤资产管理部负责监管资产的完整和安全,开展資产的登记备案和核查清对工作,管理资产物品的领用、变更、报废。

  四、传统沟通方式

  传统物资申请、转移、报废等手续全部采用现场手工纸质登记的形式进行。科室申请分为有计划和无计划两种,有计划申请由科室根据上月日用品使用情况制定下月的日用品申请计划单,通过纸质方式由科主任或护士长签字确认后递交至后勤物资管理部。特殊资产如电视机、病床、治疗车等,通过纸质申请后递交至后勤物资管理部进行采购。科室单价超过1000元和批次采购超过5000元的资产,后勤资产管理部确认后还需资产管理小组及后勤保障处主任确认。

  (一)日常用品申请

  针对常用的没有特殊要求的物资,申请部门会根据物资管理部的要求,提前制定下个月的申请计划清单,并通过书面形式由科主任或护士长签字确认并递交后勤物资管理部。后勤物资管理部根据各部门的书面申请计划,提前制定整个医院的日常物资采购计划,并制表汇报至物资管理小组,经物资管理小组和后勤保障处确认后进行采购。

  (二)特殊及贵重物资申请

  医院为了进一步做好资产管理和采购审核,每月召开一次物资管理会议,后勤保障部及物资管理小组对部门申请单价超过1000元和批次采购超过5000元的物资采购,进行会议讨论,对物资的申请理由、供应商的资质、物资的参数进行分析。这样能严格保证物资采购的公平公正,并能有效控制医院的成本支出。

  五、传统沟通方式的优缺点

  良好的沟通方式是组织内部实现信息交换的桥梁,是组织发展的必要条件,是完成组织内部目标的重要条件,是提高管理质量的重要手段。医院可以通过有效的沟通解决矛盾和冲突,增加内部情感和凝聚力,激发斗志,起到事半功倍的作用。

  (一)书面形式

  各部门对需要申请的物资进行书面形式的确认,并递交资产管理部。领用时由护士长到资产管理部所在仓库确认物资的质量及参数,并在领用本上进行签字验收。这样做的优点是能现场确认物资的质量和参数,明确领用部门,不会发生类似张冠李戴的情况,同时也为做好部门运行成本控制和绩效考核提供有力的依据,使大家明确权责,避免工作模糊,减少冲突发生的可能性[3];缺点是纸质形式不易保存和汇总,护士长现场确认需要浪费大量人力和时间,一旦在现场发生物资货不对板的情况,会导致申请部门无法获得需要的物资。

  (二)电话形式

  申请部门在领用物资前,会通过电话的形式询问资产管理部相关物资的信息,确认库房是否备有相关物资并能领用,或咨询相关物资能否进行特殊采购。通过电话形式的语言沟通,优点是能围绕问题进行详细的沟通,同时能增加组织内部的情感交流;缺点是对双方的表达和理解能力要求相对比较高,每个人对同一事物的认知不同,对相关物资的了解程度也不一样,经常会出现沟通与现实情况存在差异,导致物资领用过程的反复甚至无法顺利进行。

  (三)会议形式

  部门申请单价超过1000元和批次采购超过5000元的物资采购,后勤保障部及资产管理小组会召开会议进行讨论,对物资的申请理由、供应商的资质、物资的参数进行分析。汇总分析的结果后,决定是否执行采购。其优点是能严格保证物资采购过程的公平公正,并能有效控制医院成本的支出,综合提高院内物资的利用率,提高闲置物资的使用率;缺点是会议形式浪费了各部门的人力和时间,增加了物资采购流程管理环节,降低了物资采购效率。会议中主要领导的意见可能会影响整个会议的结果。

  六、如何优化传统沟通方式

  为提高医院各部门在物资申请过程中的效率,减少不必要的环节,减少人力时间的耗费,就需要对物资申请沟通流程进行优化。首先要明确沟通过程中的主要方式,良好的沟通方式能起到事半功倍的效果。其次,清晰的沟通内容能使申请部门和物资管理部之间的沟通重点更加明确,优化沟通效果,减少沟通时间。

  (一)建立申请平台

  物资申请部门科主任及护士长可通过网络平台,对所需物资进行勾选、下单、确认。可提前制定申请物资的计划,也可以进行临时物资的申请。这样可以减少护士长往返于物资库房与病区之间的时间,腾出人力用于病区的管理工作。

  (二)利用微信等网络工具

  有效利用目前成熟的社交平台,在组织内部沟通中加以应用,能体现出其区别于传统沟通方式的优势。同时互联网技术不断发展,也将交流互动和经验分享很好地融入了沟通,微信在创新医院信息服务模式、提升医院运营效率方面的作用已愈发明显[4]。微信可以通过发图片、视频、语音等功能,满足组织内部人与人之间沟通多样性的需求。通过群里的沟通,可以同时让其他部门了解相关物资的共性问题,减少重复的沟通。

  (三)清晰的沟通内容

  不断提升沟通的效率,避免重复多次的沟通,就需要在沟通时有明确清晰的沟通内容。这样一来,在沟通的时候,就能使对方清晰地了解所表达的意图,减少沟通次数和沟通时间,达到理想的沟通效果。

  (四)优化沟通机制

  为提高物资申请的效率,防止在内部流通的各环节出现沟通不畅,导致出现工作脱节、推诿现象,针对物资申请管理流程进行优化。

  七、优化沟通的具体措施

  (一)建立申请平台

  通过院内的网络构架,建立物资申请系统,通过网页形式访问。申请科室主任或护士长使用自己的授权工号进行登入勾选,进入购物车菜单,并可以通过购物车进行物资的二次确认,确认后的物资可通过选择系统提示的配送时间段进行下单申请,减少往返于物资仓库和病区之间耗费的时间和人力。

  物资库房管理人员通过申请系统可以看到全院各部门的物资申请信息,根据申请信息准备相关物资,对于没有库存的物资则及时准备采购。每月物资库房管理人员可以根据系统信息与库房实物进行盘点。

  物资管理部工作人员日常更新各种物资的数量、基本信息及参数,如物资图片、物资产地、尺寸、材料信息,方便申请人在系统界面选择物资,了解物资的库存情况和物流信息。通过这种方式,可以了解物资的详细参数信息,减少大量沟通时间,避免出现退换货等不必要的过程。

  物资申请部门的特殊物资通过申请系统菜单,填写申请理由、物资信息、预算资金等情况,单独申请采购。物资管理小组、后勤保障部通过系统对物资的申请理由、供应商的资质、物资的参数进行分析,并填写相关意见。在确认无异议的情况下,物资管理小组可进行特殊物资采购。如有异议,可通过系统进行回复和沟通,减少物资采购的相关会议,节约会议占用的时间和人力资源,也避免主要领导的意见影响。

  (二)建立微信群

  由物资管理小组组长建立物资微信群,各部门护士长及主任以及物资管理小组成员为群成员,申领部门可以通过微信功能中的图片、视频、语音、视频聊天等方式对相关物资进申领、对特殊物资进行咨询,物资管理小组成员可以实时回复。避免会议中主要领导的意见影响整个会议的结果。

  (三)完善沟通机制

  每季度召开物资工作会议,仓库管理员、物资管理小组汇报季度物资工作情况,后勤保障部汇总整体物资工作小结和下季度工作计划。各部门主任对物资工作提出相关建议和意见,从而完善物资采购流程、物流等相关细节。

  物资仓库人员、物资管理人员与后勤保障部主任、副主任之间可以随时进行工作上的交流沟通,不受职级影响,从而使管理层能更全面、更直接地听取相关意见和建议。内部沟通顺畅,领导就必须在信息传递后设法取得积极的、建设性的反馈,以弄清下级是否已确切了解、是否愿意遵循、是否采取了相应的行动等[5]。

  针对物资管理岗位与物资仓库岗位可以通过轮岗的形式,使员工认识和接触不同岗位的工作职责,增加对物资管理全流程的理解,提高内部沟通的效率。同时更多地向各部门展现物资管理的流程,清晰的流程能使其他部门更好地认识和理解物资管理工作,促进部门之间的理解,减少沟通障碍,提升沟通效率。

  八、结语

  通過有效和及时的沟通,优化沟通成效分析,使沟通效果得到充分监督,不仅能解决许多潜在的问题,提升工作效率,也能激发员工的工作热情。为了实现持续有效的发展,创造良好的沟通环境,提供各种沟通的方式和平台传递信息,对组织内部的目标实现和组织战略实施具有决定性的作用。

  (作者单位为上海市徐汇区中心医院)

  参考文献

  [1] 刘军卫.医院内部沟通与沟通管理[J].中国医院,2009,4(10):74-76.

  [2] 张武军,葛岚.以人为本构建和谐医院[J].现代医院,2006(3):99-101.

  [3] 苏勇,罗殿军.管理沟通[M].上海复旦大学出版社,1999.

  [4] 黄永刚.基于微信的医院信息服务模式研究[J].中国数字医学,2014,9(8):75-76.

  [5] 冯积德.论领导在医院内部沟通中的作用[J].深圳中西医结合杂志,2005(6):356.

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