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探析公安机关信息化建设项目的内部控制

作者:施彬 来源:经营者 202010期 时间:2020-08-01

摘 要 随着计算机和互联网的广泛应用,大数据技术慢慢渗透了我们的生活,从民生服务、数据安全、企业转型、未来生活等方面,全方位地改变和影响着我们。近年来,各省市公安通...

  摘 要 随着计算机和互联网的广泛应用,大数据技术慢慢渗透了我们的生活,从民生服务、数据安全、企业转型、未来生活等方面,全方位地改变和影响着我们。近年来,各省市公安通过丰富的大数据资源,在对社会治安、嫌疑人员的数据筛查等方面起到了重要作用。本文阐述目前公安机关信息化建设项目的内部控制管理现状,分析存在的问题及原因,提出改善策略,加强公安机关信息化建设项目的内部控制。完善公安信息化建设,有利于维护社会治安、国家安全。

  关键词 公安机关 信息化建设 内部控制 管理

  一、前言

  21世纪是信息化时代,信息技术是当前全世界发展的重点技术,是经济发展和社会进步的重要标志。公安信息化建设更是科技强警的重要战略,不仅可以全面提升公安工作质量和效率,也可以提高公安队伍的战斗力。这就要求公安机关完善信息化建设项目的内部控制管理,充分发挥内控机制的作用,杜绝徇私舞弊、牟取私利等违规违纪行为,确保财政资金用在实处。然而目前出现了大量信息化建设项目重复建设、投入与产出差异较大等问题,对此,本文从制度、立项、招投标、项目的实施和管理等方面对存在的问题进行探讨。

  二、公安机关信息化建设项目内部控制的意义

  信息化建设项目是指由单位承担的新建、升级、改造的科技工程建设、信息化建设(软件、硬件及系统集成等)和科技装备建设项目,包括通信网络(含楼宇综合布线和机房建设)、云服务平台(含各类数据库系统)、信息化应用、智慧应用、数据资源开发利用、安全保障等各类信息系统建设项目。

  公安信息化建设是新时代公安机关实现高质量、高品质发展的必经之路,有利于应对当前复杂的国内、国际环境,维护国家安全和社会稳定,科技化、信息化是检验一个组织有没有战斗力的重要标志。在习近平总书记重要讲话精神的指引下,各级公安机关应深入贯彻落实党的十九大精神,全力提升公安机关应急应战能力,加快公安基础信息化建设。目前,信息化建设已经覆盖了公安工作全领域,然而在这个过程中出现了一些问题,限制了公安基础信息化建设。而建立健全内部控制机制,能够保障公安机关信息化建设的合法、合规、公正、合理,提高财政资金的利用率,更能有效防范暗箱操作、重复建设、腐败等情况,为公安机关全面实现信息化做好充分的准备。

  三、公安机关信息化建设项目内部控制存在的问题

  (一)信息化建设项目内控制度不完善

  内部控制制度是经济活动中的一道安全防线,近年来,公安机关财务内控制度越来越完善。但是在信息化项目建设过程中出现了项目难以统筹协调、归口管理职责不清、部门间协同不畅的情况,造成信息共享不通畅、系统重复建设等现象。特别是在验收环节,内控没有体现信息化建设项目的特点,验收方法过于简单,未结合信息化项目的特点,只是清点硬件数量、就检查系统是否能运行,而未关注系统运行日志、软硬件结合度、系统响应时间、系统运行稳定性、系统功能与方案是否一致等。

  (二)管理层不够重视

  公安机关日常工作比较繁忙,且有些信息化项目未全面铺开,经常会出现基层公安机关管理层忽视信息化建设项目、在立项环节草率通过、未强调项目的保密性等情况。一般情况下立项是一个项目的开始,如果不重视立项,就会出现以下问题:立项时不关注项目需求是否充分、必要,项目就会出现不符合公安机关工作实际的情况;立项只关注眼前,后期就会出现无法满足公安机关未来发展需要的情况,需要频繁升级或推倒重来;立项时方案设计不合理,就会存在超概算、预算不科学等情况;立项不履行审批流程,或者先建设后立项。这些问题的关键是没有关注项目是否合法、合规和合理。另外公安项目大多数属于涉密项目,保密性非常重要,但是存在针对项目未签订保密协议、廉政合同等情况,未约束建设方及其员工履行保密协议

  (三)人员缺乏专业能力

  信息技术建设项目仅靠现有警务人员的力量是远远不够的,各个环节均需要专业人才。本文从项目几个环节,解析信息技术建设项目参与人员缺乏专业能力会导致的常见问题:

  1.招标环节。招标中的专家严重缺乏公正性、合理性,有些专家专业与信息化项目完全不相关或能力未达到标准,有些专家只是在结果上签个字等,造成评标结果不公正、不合理;招标审核人员的审核能力不足,无法发现来应标的企业之间相互串通,如属于关联方企业,不利于大數据分析对比,仅靠审核投标材料,无法发现彼此的关联性。

  2.验收环节。验收人员未关注项目内容是否重复、内容是否虚列,造成造价增加;验收时只关心建设情况,而不检查建设文档是否齐全;未按内控制度规定和流程进行验收,出现单方验收等情况。

  3.资金支付环节。由于审核和支付人员的失误,经常出现在未审计或未验收的情况下直接支付款项;未收取或未按期收取履约保证金;一次性支付货款,未扣除质保金;财务资料不齐全、结算资料不;等等。

  (四)监督机制不完善

  监督机制是以风险控制为导向,贯穿项目的整个过程。但目前很多基层公安机关未对信息技术建设项目进行全过程监督。本文列举以下环节中因缺乏监督普遍出现的问题:

  1.招投标、签订合同环节。公安机关信息化建设项目招投标、签订合同环节最容易出现问题,如恶意竞标、评委虚实、合同不规范等。笔者在日常招投标中遇到几种比较常见的情况:一是规避公开招投标,招投标文件有明显的倾向性;二是过分依赖招标代理机构,缺乏监督机制;三是评标流于形式,评委只是装饰;四是招投标时的合同样本与合同签订时候的条款不一致,实际合同明显倾向于对方。

  2.建设环节。建设环节常出现建设现场无人监督,监督检查资料缺失,监督检查措施不合理;现场施工外包给第三方,施工现场无人负责,建设过程中资料缺失,变更设计方案未按项目需求或手续不完备;没有根据项目的需求合理安排进度,或项目进度不符合工期要求等情况。

  四、加强公安机关信息化建设项目内部控制的策略

  出现这样的状况,主要是因为内控制度建设及执行出现了问题,主要表现为未建立信息化项目建设内控管理制度、建立了内控管理制度但不健全、建立了健全的内控管理制度但未执行或执行不到位。面对这样的情况,本文提出以下改善公安机关信息化建设项目内控管理现状的建议:

  (一)建立健全信息化建设项目内控制度

  內部控制管理制度是落实执行力建设、保证单位决策和规章制度正确实施的基础。目前公安机关针对日常管理、财务、重大事项基本都建立了内控制度,并能落实执行,但信息化建设项目普遍按照常规的内控制度执行,未考虑其特殊性进行相应的补充。建议各级公安机关根据信息化建设项目的特点,完善内控管理制度,特别是在验收环节,要细化和量化验收程序、严格验收标准、完善验收方案、结合第三方验收,严格执行先验收后付款,避免验收环节形同虚设。

  (二)提高管理层的重视程度

  公安机关的信息化建设项目比一般行政机关的涉及面广、数据量大、保密性强且更复杂,公安事业要有更快更新的发展,必须要有公安信息化作为支撑。因此管理层要突破传统观念的束缚,认识到信息化建设项目的重要性,建立符合现代化发展需要的信息化建设项目内控制度。建议跨部门、重大、涉密等的信息化建设项目均要通过“三重一大”,可能部分项目金额未达到大额资金使用标准,建议列入重大事项决策,须经集体讨论再做出决定。另外在“三重一大”讨论立项过程中要审核项目的合法、合规和合理性,避免重复建设、信息不流通等问题。从上至下遵循保密原则,重视保密程序,进一步约束建设方。

  (三)增加专业人才的投入

  公安部门是专业部门,对特定的案件行使侦查权,而信息化建设对其来说是个陌生而新兴的领域。由于公安部门的特殊性,所以不可能投入大量的警力在信息化项目上,造成立项时严重缺乏全局考虑项目的人才;招投标缺乏专业人士把控整个过程,无论是投标文件规则的订立,还是专家的评标等方面,均过分依赖代理机构,容易产生舞弊行为;验收环节缺乏熟悉并知道如何验收信息化项目的专业人才;支付环节财务人员仅跟着发票走,不关注合同、验收报告等问题。因此要从源头开始,储备专业人才,培养复合型人才,统筹安排,高效建设,使信息技术在公安系统中发挥重要的作用。

  (四)完善监督机制

  建议公安部门特别是基层公安按照国家财经法规和有关制度规定,建立信息化项目建设监督管理制度,设立内部监督机构和内部审计人员定期自查,并抽取重大、异常项目,建议聘请第三方机构检查信息化项目内部控制制度的执行情况。建立信息化建设项目绩效考评机制,全过程考评,考评结果与日常考核挂钩。项目监督不仅仅是事后监督,应充分重视事前、事中监督,特别是立项环节的事前监督、招投标环节的事中监督,将一切舞弊行为扼杀在摇篮里。另外要强化建设环节的监督机制,避免建设返工、建设期拖长等情况,坚决不能被建设方牵着鼻子走,严格按照合同的质量和工期建设;确保招投标过程的合法、合规和合理性,避免徇私舞弊等情况出现。

  开展合理的信息化应用项目建设,可以破解目前公安系统面临的两大难题:一是警力不足,二是经费不足。因此更需要在建设信息化项目时,完善内控制度,自上而下地重视项目,立项时考虑全局,合理利用资金,聘用综合性人才,进行全过程监督管理,这是目前公安机关信息化建设的重中之重。

  五、结语

  只有真实地反映公安机关信息化建设的现状,面对问题、解决问题,完善公安机关信息化建设项目的内部制度,强化监督机制,才能进一步规范信息建设项目管理,提高财政资金投资效益,促进公安机关信息化建设健康发展。

  (作者单位为浙江新华会计师事务所有限公司)

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