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查找和替换在文档编辑中的高级应用

作者:佚名 来源:电脑知识与技术 202009期 时间:2020-08-01

摘要:Word字处理软件的查找和替换的功能虽然强大但用户却难以掌握。文中介绍了3种不使用通配符的查找和替换的应用方法,包括删除多余的空白,删除包含某种文本的段落,制...

摘要:Word字处理软件的查找和替换的功能虽然强大但用户却难以掌握。文中介绍了3种不使用通配符的查找和替换的应用方法,包括删除多余的空白,删除包含某种文本的段落,制作试卷的填空题;接着介绍了3种使用通配符的查找和替换的应用方法,包括中文引号替换为英文引号,对所有同类型字符的替换,对复合结构字符的替换。这些方法可以有效解决文档编辑中最常见的查找和替换问题,而且容易掌握,有很高的应用和推广价值。

关键词:通配符;表达式;文档编辑;查找;替换

中图分类号:G642 文献标识码:A

文章编号:1009-3044(2020)09-0210-02

Word文档在编辑过程中,经常需要对多处出现的考虑不周到的同一录入内容进行更改,并替换成合适的其他内容,这是Word字处理软件设计查找和替换功能的初衷。但设计人员发现,文档编辑过程中需要替换的内容结构往往非常丰富,并不是单一的纯文本,还有如同类型的文本、某个范围内的文本、相同数量的文本、以某个特征开头或结尾的文本、符合一种表达式的文本、不是某个范围的文本等具有各种结构的文本,具有这些结构的文本如果能够快速实现替换,将极大地提高文本编辑的效率和质量,因此,设计人员在Word字处理软件中加入了这些高级的查找和替换功能[1]。但在实际应用中,需要查找和替换的文本的结构特征不是非常明显,需要使用者有丰富的使用经验,一般的用户很难掌握,因此,我们介绍如何快速高效地使用Word字处理软件的查找和替换的功能,一般编辑人员很容易掌握。

1 不使用通配符的查找和替换

如果没有勾选搜索选项中的使用通配符复选框,则查找和替换功能有限,但只要合理地使用特殊格式和格式两个,仍然可以实现查找和替换的高级应用。

1.1删除多余的空白

多余的空白常常见于从网页上复制的文本,主要是空白行、空白段落、空白部分。这些多余的空白影响文档的美观性和可读性,且数量庞大,手工删除耗时费力,且容易遗忘某些空白,可以使用查找和替换功能快速全面地删除多余的空白。空白行的特征是连续两个手动换行符,我们可以将光标定位在查找和替换对话框的查找内容文本框中,再单击更多按钮,单击特殊格式按钮,两次选择手动换行符,得到^1^1,再将光标定位于替换为文本框,单击特殊格式按钮,选择手动换行符一次,得到^l,再单击全部替换按钮,这样可以一次删除多个空白行,但由于可能有多个连续的空白行,所以仍然单击全部替换按钮,直至Word已完成文档的搜索并已完成0处替换。空白段落的特征是连续两个段落标记,我们可以单击更多按钮,单击特殊格式按钮,两次选择段落标记,得到^p^p,再将光标定位于替换为文本框,单击特殊格式按钮,选择段落标记一次,得到^p,替换步骤和删除空白行类似,直至Word已完成文档的搜索并已完成0处替换。空白部分是指制表符、全角或半角空格、不间断空格,或者是它们的任意组合,虽然特殊格式中包含制表符和不间断空格,但特殊格式中的空白区域选项包含的范围最广,包括制表符、全角或半角空格、不间断空格,或者是它们的任意组合;因此我们只要在查找内容中选择特殊格式中的空白区域,在替换内容中不输入任何内容,单击全部替换按钮即可删除所有的空白区域,效率极高。

1.2删除包含某种文本的段落

长文档编辑中常常会发现包含某种文本的段落是敏感或多余的,需要将其删除,但这类段落很多,且分散在整个文档中,手工删除麻烦。借助于查找和替换功能,不但能够删除包含这些文本的段落,还可将段落标记一并删除。具体的方法需要两次查找和替换,第一次,在查找内容中输入该种文本,然后在替换为中不要输入内容,而是选择格式按钮,选择样式,选择一种不常见样式A确定后,单击全部替换按钮,将包含某种文本的段落替换为样式A;第二次,在查找内容中什么不要输入,但格式选择样式A,然后在替换为中不要输入内容,单击全部替换按钮,即可将包含某种文本的段落连同段落标记一起删除。

1.3 制作试卷的填空题

很多教師在制作试卷的填空题时,都喜欢打出几个空格,然后给空格加上下划线,这样表面上看起来像个填空,然后复制下来,如果需要插入填空的地方就粘贴一下,这样也能制作出试卷的填空题。这样做的缺陷不少,一是填空题的答案长度有长有短,如果填空题的下划线长度是同一的,就会容纳不下较长的答案,还会使学生对于正确的但却较短的答案产生怀疑;二是填空题的下划线不应该和周围的字符处于同一水平位置,而应该低于周边的字符,三是填空题的长度不应该和原有正确答案的长度一致,而是在原有长度基础上增加一点长度,便于手写填人。但空格加下划线是不能解决上述问题的。实际上我们可以在制作填空题时把答案直接写出来,然后将答案部分设置为一个不常用的样式如要点样式,等到所有答案输入完毕,我们进入查重和替换,在查找内容中不输入任何内容,只是选择格式的样式为要点;然后在替换为中选择格式,打开查找字体对话框,线、下划线的颜色为黑色;然后打开高级选项卡,在间距框中选择加宽,加宽的磅值取决于学生的习惯,在位置框中选择降低,降低的磅值3磅较合适;然后单击全部替换,即会制作出合适的试卷填空题[2]。

2 使用通配符的查找和替换

使用通配符可以代替字符,再加上确定字符的组合,就可以匹配很多种文档结构,继而实现模糊查找和高级查找,进而实现精确的替换。这时,我们应该在查找和替换对话框中勾选使用通配符复选框,这样就进入到使用通配符的查找和替换[3]。

在使用通配符的特殊格式中,任意字符,范围内的字符、单词开头、单词结尾、表达式、非、出现次数范围、前1个或多个等是最能体现使用通配符功能的特殊格式,可以涵盖很多种文本的结构。

2.1 中文引号替换为英文引号

在查找内容中输入中文引号,将光标定位于两个引号中间,单击特殊格式,选择表达式,出现表达式的符号(),再将光标定位于0中间,再单击特殊格式,选择零个或多个字符,使得查找内容为“(*)”,然后在替换为中输入英文引号,将光标定位在英文引号中间,单击特殊格式,这时候的特殊格式选项的内容发送了很大变化,最关键的是有一个要查找的表达式,因为查找内容多为各种表达式,我们在特殊格式选项中选择要查找的表达式,出现\,在\后输入1,单击全部替换,即可将所有的中文引号替换为英文引号,但引号内的内容没有受到一点影响。

2.2 对所有同类型字符的替换

文档编辑中我们经常需要对整篇文档所有的同类型的字符,如所有的大写字母,所有的汉字,所有的数字等等进行统一的替换,这时候我们可以使用带通配符的查找和替换中的范围内的字符来实现。范围内的字符以升序方式列举,比如[a-z],由于26个小写字母中,a到z的ASCII码是递增的。对所有同类型字符的替换最常用的有以下几种。一是对所有的汉字的替换,我们可以在查找和替换中勾选使用通配符,然后在查找内容中单击特殊格式,选择范围内的字符,在[]中输入[--顩],即可选中所有的汉字,然后在替换为中进行统一的替换;二是对所有的英文字母的替换,包含大写或小写或所有英文字母;方法和所有汉字类似,在口中输入[A-Z],即可选中所有的大写字母,在口中输入[a-z],即可选中所有的小写字母,在[]中输入[A-Za-zl,即可选中所有的英文字母;三是对所有数字的替换,我们可以在口中输入[0-9],即可选中所有的大数字;四是所有西文字符的替换,我们可以在口中输入[^1一^127],^能够实现后续ASCII码对应的字符;五是对所有非西文字符的替换,如汉字及汉字标点符号,我们可以在[]中输入[!^1一^127],!能够实现后续表达式的非。

2.3 对复合结构字符的替换

复合结构是指对特殊格式中多个格式进行组合得到的结构,比如多个表达式、非、前1个或多个的组合等等。其中一个很经典的应用就是电视节目中经常出现的多个中奖手机号码隐藏部分位,手机号码是11位,可以选择隐藏中间4位,以*号代替。采用的方法可以是在查找内容中输入两个表达式的组合(177)????(????),第一个表达式(177)表示以1开头的手机号码前3位数字,第二个表达式(????)表示手机号码最后4个数字,中间的4个通配符????表示手机号码中间4位。在替换为中输入\1****\2,表示保留1和2两个表达式不变,把手机号码中间4位数字替换为****,单击全部替换即可实现手机号码中间4位被*代替。

3 结束语

上述介绍的不使用通配符的查找和替换的几种应用方法和使用通配符的查找和替换的几种应用方法是文档编辑中最实用的方法,可以有效解决文档编辑中最常见的查找和替换问题,事半功倍,而且容易掌握,非常值得在广大的文档编辑人员中推广。

参考文献:

[l]熊阿伟.浅谈Microsoft Word应用之查找和替换[J].电脑迷,2018(26):166.

[2]周建平,郭喜如.Word非常接觸【M].北京:人民邮电出版社,2006.

[3]王志军,巧妙区分中文和英文字符[J].电脑知识与技术,2017(9).44.

【通联编辑:王力】

基金项目:2016年安徽省大学生创客实验室建设计划(2016ckjh186);淮南师范学院2017年智慧课堂试点项目(2017hszhkt01);安徽省自然科学基金项目(1508085MF124)

作者简介:冯康(1968-),男,安徽淮南人,教授,工学硕士,主要研究方向为计算机控制。

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